A alimentação é um fator estratégico para o sucesso de um evento. Nada mais inteligente do que mimar os participantes com prazeres gastronômicos. É uma artimanha antiga, mas que funciona — pessoas mais satisfeitas, avaliações mais generosas. No entanto, como fazer o cálculo de alimentos?

Antes de pegar a calculadora, é importante levantar informações básicas e tomar uma série de decisões. Onde, para quem e com que finalidade são algumas das questões a serem respondidas.

Preparamos um roteiro para ajudá-lo a chegar a um orçamento mais preciso! Continue a leitura e confira!

Qual o tipo de evento?

Comece definindo o tipo de refeição mais apropriada para o seu projeto. Você pode optar por um coffe break, um almoço, um coquetel ou um jantar. Leve em consideração a natureza e o propósito do evento, como você pretende que as pessoas interajam e quais as expectativas que elas alimentam em relação a esse momento de confraternização.

Quais as características do local escolhido? Existe espaço para acomodar todos à mesa? Ou você prefere criar um ambiente mais favorável à interação e ao network, em que as pessoas ficam em pé e circulam livremente pelo espaço?

Como escolher o menu?

Qual o perfil dos participantes, a faixa etária e o gênero? Dependendo do público esperado, talvez você precise levar em consideração certas restrições alimentares, como intolerância à lactose ou glúten.

Ter alternativas vegetarianas pode ser de bom tom em alguns ambientes. Não precisa ser nada complicado, e elas podem ser servidas lado a lado às opções mais tradicionais, como carnes e massas.

O evento vai ocorrer no inverno ou no verão? Em um ambiente mais rústico, informal ou sofisticado? Planeje o menu com carinho. Você pode fazer escolhas simples, que caibam no orçamento do evento e que, mesmo assim, sejam muito saborosas!

O que considerar na hora de fazer o cálculo?

Na hora de partir para o cálculo de alimentos, é importante chegar a um equilíbrio entre uma mesa farta, mas sem exageros. Você sabe, orçamentos corporativos e desperdício não combinam.

Leve em consideração a especificidade do seu evento. No caso de um coffe break, é importante saber quantas pausas estão previstas, por exemplo. Já um coquetel de várias horas pode ser sinônimo de um consumo extra de bebidas. Aí, é melhor trabalhar com um fornecedor no sistema consignado.

Com o número de participantes em mãos, você pode fazer uma estimativa por pessoa, para cada tipo de situação.

Coffee break:

• 2 unidades de frutas;
• 2 fatias de bolo ou unidades de pão doce;
• 4 salgados, entre sanduíches, pães temperados ou tortinhas;
• 2 copos de bebidas, entre chás, sucos ou café;
• 1 copo de água.

Coquetel

Se não for servir um jantar depois do coquetel, você pode calcular uma média de 15 salgadinhos e 4 docinhos por pessoa. Caso tenha uma refeição prevista para mais tarde, pode diminuir essa média para 8 salgadinhos por pessoa.

Almoço ou jantar:

• 250 gramas de carne;
• 120 gramas de massas, se for acompanhamento, e 200 gramas, se for prato principal;
• 80 gramas de arroz;
• 100 gramas de risoto;
• 100 gramas de legumes e vegetais cozidos;
• 50 gramas de salada;
• 1 porção de sobremesa ou 5 docinhos.

Bebidas:

• 2 latas de refrigerante;
• 2 copos de suco;
• 3 copos de água;
• 3 latas de cerveja;
• 1 garrafa de vinho serve 2 pessoas em um coquetel e 3 pessoas em um jantar;
• 1 garrafa de destilado serve 6 pessoas;
• 1 garrafa de espumante serve 2 pessoas.

O cálculo de alimentos mais exato só vai ser possível depois de todas as variáveis definidas. Lembre-se de conversar com os fornecedores escolhidos, já que eles são experientes e precisos e podem ajudar muito na hora de fazer as adaptações necessárias.

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