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Check-list de eventos corporativos: confira os itens indispensáveis!

Assim como a realização de uma viagem corporativa, o sucesso de um evento está atrelado a uma variável importante: o planejamento. Com ele fica mais fácil prever e se articular para fazer o evento acontecer. Nesse contexto, uma ferramenta de planejamento importante é o checklist de eventos corporativos.

Trata-se de uma espécie de lista de checagem ou de verificação. Nela é possível relacionar todas as tarefas a serem realizadas, considerando os prazos e os responsáveis pelo cumprimento de cada uma, por exemplo.

Quer saber mais? Acompanhe este texto e conheça um checklist dos itens mais importantes para execução com o máximo eficiência do evento. Confira!

Preparativos iniciais

Essa etapa é fundamental para estudar a viabilidade do evento. A partir dela, é possível detalhar os elementos para a concepção do evento, estimar o seu tamanho, o orçamento necessário e o período de realização. A seguir, os fatores principais desta fase:

  • verba disponível;
  • número de participantes;
  • datas possíveis para realização do evento;
  • tema.

Características do espaço

Não bastar ter uma verba considerável e um tema interessante, sendo que o espaço para a realização de evento não é satisfatório. Para assegurar as condições suficientes do local, é altamente recomendável visitar possíveis lugares. Nessa visita, considere:

Eventos em Sumaré
  • organização geral e limpeza do local;
  • iluminação;
  • estrutura dos banheiros, copa ou cozinha de apoio;
  • mobiliário para recepção;
  • mobiliário para coquetel ou coffee break;
  • reservatórios para lixo;
  • sistema de refrigeração local.

Após colher as informações sobre o local, avalie os prós e os contras em relação a outros lugares. Muitas vezes, por conta do custo-benefício e da estrutura já preexistente, vale a pena realizar o evento corporativo em um hotel. Depois disso, defina o local e realize a contratação do espaço.

Preparação do evento

Com local definido, é preciso trabalhar os elementos que vão fazer o evento acontecer. Veja alguns itens essenciais:

  • lista de palestrantes e atrações;
  • formato e maneira de distribuição de convites;
  • divulgação do evento (banners, e-mail marketing, etc);
  • materiais audiovisuais de apoio (vídeos de abertura, materiais gráficos, etc);
  • cenário;
  • cronograma do evento;
  • equipe de sonorização e iluminação.

Realização do evento

Muita gente acha que, após o evento começar, não há necessidade de preocupação com mais nada. Na verdade, no checklist de eventos corporativos também está inclusa a própria realização do evento. É o momento de garantir que nada desande. Alguns pontos a considerar são:

  • higiene e vestimentas de funcionários;
  • qualidade da comida servida no buffet;
  • orientações gerais aos envolvidos;
  • checagem da segurança do espaço;
  • acompanhamento da recepção dos convidados.

Seguindo este checklist de eventos corporativos, certamente o seu evento vai ser um sucesso. Dessa forma, você poderá se concentrar em atividades que devem ser realizadas no pós-evento: agradecer aos participantes, realizar uma pesquisa de satisfação e elaboração de um relatório estão entre as tarefas que ajudam a verificar possíveis erros e pontos positivos na realização do evento.

Agora, você deve estar se perguntado sobre como garantir as comidas para servir aos participantes, correto? Então, leia nosso artigo sobre como calcular os alimentos do seu evento!

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