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Como definir o budget certo para seu evento?

Para que o sucesso de um evento ocorra, é preciso ter planejamento e o Budget é uma parte fundamental para isto. Quem organiza eventos corporativos sabe disso e busca encontrar a melhor forma de pensar em todos os detalhes. E entre os diversos aspectos que compõem esse plano, o mais delicado e importante é o budget. Como defini-lo? Quais as melhores estratégias? Para te contar essas e outras respostas, separamos no post de hoje as melhores informações para que você consiga definir o budget do seu evento com eficiência. Veja só!

Vamos falar de budget

Afinal, o que é budget? Nada mais é do que uma projeção orçamentária do seu evento, ou seja, o quanto se tem disponível e o quanto se gastou em sua realização. Esse orçamento precisa levar em consideração o perfil e a amplitude do evento.

Se você já possui mais experiência conseguirá ter essa percepção com mais facilidade. Mas se você ainda está começando, procure conhecer os valores praticados pelo mercado. Pesquise valores de locação de espaço, sonorização, buffet e outros serviços.

Saber o quanto se pode gastar na organização do evento é extremamente importante para que não haja surpresas ao final da ação. Definir esse valor orientará o organizador, que poderá distribuí-lo da forma que achar mais interessante e ainda poderá realizar negociações com os fornecedores.

Definição do perfil

Para definir o budget é preciso visualizar, com clareza, qual o perfil do evento. Trata-se de uma ação de promoção da marca? Uma reunião de negócios? Um encontro com clientes? Quantas pessoas estão previstas? Qual o objetivo? O que se deseja atingir? Essas questões te ajudarão a entender qual a verba que deve ser destinada para cada tipo evento.

Uma ação de promoção — que normalmente tem o objetivo de captar novos clientes — merece uma atenção especial e, normalmente, um orçamento mais interessante. Entenda quais as prioridades da empresa e em quais tipos de ações ela deseja investir.

Algumas áreas têm prioridade

O processo de definição do budget de eventos corporativos deve passar pelos serviços básicos de sua realização. Por exemplo, um treinamento precisa de locação de espaço, alimentação, sonorização e equipamentos audiovisuais e pró-labore dos palestrantes. Sem esses itens não é possível realizá-lo. Dessa forma, a maior parte da verba deve ser encaminhada para essas áreas.

A isso, o organizador adiciona uma quantia menor que será utilizada para outros serviços que tornarão o evento mais interessante, como brindes, lazer e outros. Portanto, antes de definir o budget, saiba quais gastos são essenciais para a realização de cada evento e faça uma projeção orçamentária mínima (sem a quantia X, o evento não acontece) e depois adicione o que for possível para compor o valor total.

Negociação com fornecedores é essencial

Uma boa dica para definir o budget é o manter um relacionamento próximo com fornecedores de diversas áreas. Com isso, você conseguirá benefícios e formas diferenciadas de pagamento, que podem trazer mais qualidade para o seu evento.

A hora dos resultados

Com as informações acima você deverá definir um valor que poderá ser gasto na realização de cada evento. E, então, se iniciará um novo momento do budget que é o controle dos gastos. Conforme o evento for organizado é preciso comparar o que foi projetado com o que realmente está sendo utilizado. Dessa forma, você terá mais informações para definição do próximo budget.

Todas essas informações devem levar em consideração o mercado em que você está. Cada lugar pratica diferentes preços e formas de negociação. Assim, conhecer a dinâmica dos fornecedores e como trabalham é essencial.

Não deixe de nos contar como você define o budget de eventos corporativos. Queremos conhecer suas experiências. E caso ainda tenha alguma dúvida ou queira fazer algum questionamento, deixe o seu comentário e participe da conversa.

 

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