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Como fazer o planejamento financeiro de seu evento em 4 passos

O sucesso de um evento depende de muita organização e atenção a todas as etapas envolvidas, desde a concepção da ideia até depois de ele acontecer. E uma das etapas mais importantes nesse momento é o planejamento financeiro. Seja uma festa pequena, para poucos convidados, ou um grande evento corporativo, com participação de toda empresa, o planejamento deverá ser realizado com atenção para que os objetivos sejam atingidos.

Quer saber o passo a passo de como fazer o planejamento financeiro do seu evento e garantir que ele seja um sucesso? Veja no nosso post.

Definindo o custo total

O 1º passo é estipular o total que poderá ser gasto com o evento. Esse valor é o que definirá todo o resto, principalmente qual será o perfil geral do evento e quanto poderá ser gasto em cada item da sua lista. Assim, você evita que os valores de cada detalhe sejam exagerados e tornem-se uma dor de cabeça depois.

Definindo os itens da sua lista

Agora que você já sabe quanto poderá gastar no total, é preciso definir como vai usar esse orçamento. É muito provável que você tenha custos com aluguel do espaço, comida, bebida e som, entre outros, dependendo do perfil e do objetivo do evento.

Avalie quais podem ser dispensados e quais são essenciais. Por exemplo, uma festa somente para um setor da empresa, com cerca de 30 pessoas, provavelmente não precisará de garçons e seguranças, que seriam necessários no caso da realização de um evento maior.

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Organizando os dados

Com sua lista bem definida e o custo total em mente, está na hora de organizar todos esses dados. É possível achar na internet algumas opções de planilhas de eventos prontas, em que você só deverá preencher com seus dados específicos.

Caso decida fazer sua própria planilha, lembre-se de detalhar cada item da sua lista em uma linha. Nas colunas deverão, então, constar o valor unitário, a quantidade que você vai precisar, o total estimado e o total real gasto.

Buscando fornecedores e completando a tabela

Agora é hora de colocar a mão no telefone e começar a pesquisar os fornecedores de cada um dos seus itens. Pesquise pelo menos 3 opções de cada e escolha o fornecedor que te atendeu melhor e com mais confiança e cujo preço está dentro da sua estimativa.

Vá completando os valores na tabela e observe sempre se o custo estimado está dentro do custo total previsto lá no início da organização. No Excel, é possível fazer com que a contabilidade da planilha seja automática e ainda colocar gráficos de leitura que facilitam a visualização do peso de cada item no custo total do evento.

No fim, você terá uma planilha superorganizada que te ajudará a tomar as melhores decisões para que nenhum problema ocorra e o evento aconteça da melhor maneira possível!

Pronta para começar sua organização? Veja também nosso post sobre como elaborar um relatório do evento e saiba o que fazer depois que ele acontecer!

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