Atualmente, as empresas passaram a representar um papel social mais importante na sociedade, tendo que contribuir de forma mais ativa para seu desenvolvimento e sustentabilidade. Para isso, é comum ver programas de incentivo social e diversas práticas sendo adotadas — entre elas, está a realização de um jantar beneficente.

Esses eventos são característicos pela venda de ingressos ao público de maior poder aquisitivo, permitindo que eles desfrutem de um ambiente exclusivo e uma experiência única. Normalmente, são oferecidas atrações e até vendas de itens diferenciados. Tudo isso com o objetivo de que sejam feitas doações para causas sociais e entidades que cuidam de problemas relacionados a elas.

Dessa forma, é importante adotar medidas e práticas que garantam o sucesso da organização e realização desse evento, captando o maior valor possível para as entidades beneficiadas. Além disso, quanto melhor o acontecimento, mais bem-vista será a imagem da empresa organizadora, contribuindo para aumentar seu valor no mercado.

Pensando nisso, colocamos abaixo as principais dicas que ajudam na execução de um jantar beneficente de sucesso. Confira!

Faça um bom planejamento

O primeiro passo para o sucesso de qualquer evento é ter um planejamento bem elaborado. Sendo assim, é fundamental estabelecer fatores como:

• tamanho da equipe necessária para sua realização;
• como contratar ou recrutar esses profissionais;
• qual o orçamento para o evento;
• como será feita sua divulgação;
• local para o jantar — com alvará para eventos;
• cronograma para sua execução;
• fornecedores necessários;
• objetivos e metas de arrecadação;
• formas usadas para incentivar doações;
• perfil dos convidados;

Com essas informações, fica mais fácil organizar um cronograma completo com todas as atividades que devem ser feitas antes, durante e depois do evento. Ademais, elas também evitam atrasos, problemas e possíveis falhas que comprometam seu bom desempenho.

Tenha uma tema interessante

Outro fator importante na realização de um jantar beneficente é a escolha de seu tema. Como falamos, esse evento é oferecido como uma experiência diferente para os convidados, criando motivos para que eles contribuam com as causas escolhidas.

Nesse sentido, é sempre interessante definir um tema específico e garantir que ele seja trabalhado em todos os elementos do evento — como convites, website, decoração, vestimentas dos funcionários, música e no próprio jantar servido.

Organize seu orçamento

Controlar o orçamento é importante para qualquer evento e até mesmo para o projeto de uma empresa. Entretanto, quando falamos num jantar beneficente e ações sociais, a prática é ainda mais importante — uma vez que, normalmente, ele é reduzido ou bem limitado.

Sendo assim, é fundamental que esse valor seja gasto de forma eficiente, permitindo que os fatores mais importantes sejam garantidos. Por isso, tenha em seu planejamento uma lista de prioridades e previsão de gasto para cada elemento de sua organização.

Para fazer previsões mais acuradas, é indicado entrar em contato com os fornecedores e realizar cotações para diferentes cenários. Como se trata de um jantar beneficente, é possível pedir por descontos, contribuições e até mesmo apoio dessas empresas — assunto abordado num tópico mais adiante!

Invista em divulgação

A divulgação do jantar beneficente é outro item fundamental para seu sucesso. Não adianta organizar um evento fantástico e as pessoas não terem conhecimento sobre ele, certo? Por isso, dentro do orçamento e cronograma de atividades, ela deve ser incluída e realizada com eficiência.

Para isso, é indicado criar um plano de comunicação, definindo:

• qual o perfil do público que o evento quer atrair;
• como essas pessoas preferem ser abordadas;
• quais canais de comunicação usar;
• calendário para abordagens;
• metas de confirmações.

O ideal é usar os canais que fazem mais sentido para seu público. Entre os disponíveis estão: e-mail, telefone, mala direta, panfletos e redes sociais. Além disso, é importante considerar o orçamento disponível.

Tenha cuidado na venda de ingressos e convites

Atualmente, a venda de ingressos e convites de eventos pode ser feita por meio de um website ou plataformas de transações. Nelas permite-se a personalização da página, colocando as informações do evento e valores.  As compras podem ser feitas diretamente nesse ambiente, preenchendo os campos solicitados — normalmente, aceitam cartões de crédito e débito.

Além disso, existem convidados que desejam realizar sua compra pessoalmente, ou até mesmo por telefone, e, caso esse seja o caso do perfil do público do evento, é importante que elas sejam disponibilizadas.

No caso de vendas físicas, é necessário determinar se elas poderão ser feitas no dia e local do evento, determinando quantos convites serão destinados a esse público. Além disso, quando mais de um canal de venda é utilizado, é fundamental fracionar o total de lugares disponíveis, evitando que sejam vendidos mais do que o ambiente comporta.

Busque patrocínio e apoiadores

Como falamos, ao lidar com fornecedores, é possível criar parcerias para que eles se tornem patrocinadores ou apoiadores do seu jantar beneficente. Essa prática reduz seus custos e ainda aumenta o poder de divulgação do evento, uma vez que essa empresa também pode contribuir para a comunicação sobre ele.

Além disso, a busca por patrocinadores e apoiadores não precisa ser feita apenas entre os fornecedores do evento. Essa parceria pode ser oferecida para outras organizações que desejam fazer parte da ação social, como formas de cotas ou pacotes que podem pedir por contribuições financeiras — o que aumenta o orçamento do jantar.

Quando optar por oferecer cotas de patrocínio e apoio, é importante definir atrativos que chamem a atenção dessas organizações, como o perfil dos convidados, espaço para que elas incluam seu logo na comunicação, acesso à base de participantes, número de convites exclusivos e até participação na elaboração e execução do evento.

Considere um hotel para o local

Por fim, uma dica muito importante é a possibilidade de realizar o jantar beneficente num hotel. Algumas opções oferecem ambientes para eventos perfeitos para esse tipo de acontecimento, com praticidades que facilitam sua organização e agregam valor para convidados.

O diferencial é que a equipe do hotel já está preparada para receber e atender as necessidades de seu convidados. A infraestrutura já está pronta e, quando é necessário incluir itens para decoração e execução do evento, há uma lista de fornecedores de qualidade disponíveis. Além disso, é possível conseguir um acordo para oferecer pacotes exclusivos de hospedagem para todos, agregando valor para o jantar.

Essas são as principais dicas sobre como organizar um jantar beneficente. E você, conhece alguma prática que ajuda nesse tipo de evento? Comenta aqui para que a gente possa ajudar ainda mais os profissionais da área!