Entenda a importância do planejamento estratégico para eventos

Workshops, palestras, treinamentos, premiações ou festas — independentemente do formato, os eventos são importantes para qualquer empresa. E mesmo que tenham objetivos diferentes, o que todas essas ocasiões têm em comum é a necessidade de um planejamento estratégico. Afinal, é preciso montar a estrutura, contratar serviços, confirmar os presentes e tudo o mais que é importante para que as coisas corram como o planejado.

Mas o que é e como fazer um planejamento estratégico para eventos? Continue a leitura e descubra a resposta para essa pergunta:

Qual é a importância do planejamento estratégico para eventos?

Apesar de fazerem parte da rotina da empresa, eventos são extremamente variados uns dos outros, uma vez que envolvem inúmeros elementos que estão fora do seu cotidiano. O planejamento estratégico serve, então, para garantir que tudo será organizado com eficiência e que, durante o evento propriamente dito, o acontecimento seja um sucesso e conquiste os efeitos desejados pela empresa.

O palestrante está atrasado e ninguém sabe o que fazer enquanto ele chega. A comida acabou antes do fim do evento. O som está baixo, e quem está ao fundo da plateia não está escutando a palestra. Esses e outros tantos erros são problemas de planejamento estratégico que, nesses casos, falhou ao, respectivamente, não bolar estratégicas para eventualidades, encomendar a quantidade certa de comida e testar o som previamente.

Como fazer um planejamento estratégico eficiente?

Conheça o evento

Pode parecer bobagem falar isso, mas esse é um passo essencial para um planejamento eficiente: você deve conhecer a fundo o que é e para que é o evento. Um workshop para passar nossos conhecimentos à equipe? Uma palestra motivacional? Uma apresentação de um produto para os investidores? Cada evento tem as suas particularidades, e é essencial conhecê-las para que você possa organizá-lo da melhor maneira possível.

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Confirme os participantes e convidados

Um evento não é nada sem as pessoas que participam dele, certo? Portanto, antes de pensar em locação, comida e outros elementos, confirme o número de convidados. Assim você sabe quantas pessoas deve receber e alimentar. Além disso, confirme a presença dos convidados que vão falar e participar do evento o quanto antes e se lembre de pensar em estratégias para a eventualidade de atrasos ou ausências.

Organize local e buffet

O evento vai acontecer na própria empresa ou em um espaço externo? Se for na empresa, reserve o local para o evento e se certifique de que ele comporta todo mundo. Caso vá utilizar um espaço externo, verifique:

  • os trâmites de aluguel/empréstimo do espaço;
  • as questões de janelas, banheiros, cozinha, palco, cadeiras etc.;
  • se é um lugar de fácil acesso para os convidados.

Quanto ao buffet, defina o que será servido: lanche e café? Almoço? E quanto às bebidas? Então, relacione isso com o número de convidados, verifique quantos funcionários precisaram trabalhar manuseando os alimentos e defina a hora em que os convidados vão comer.

Divulgue o evento

Outra etapa importante é a divulgação do evento. Certifique-se de fazer isso com tempo hábil para que todos possam se organizar para comparecer! No material de divulgação, deixe bem claro o local, a data e o horário do evento — além do que é preciso para a presença. Basta escrever anunciando interesse de ir? É preciso pegar convite? Há limite de vagas ou estão todos convidados? Deixe essas informações claras, para que todos se organizem devidamente.

Conhecendo o evento, abraçando os objetivos da empresa e trabalhando com dedicação, o seu planejamento estratégico para eventos será um sucesso.

Que tipo de eventos costumam ser organizados na sua empresa? Deixe um comentário e compartilhe as suas ideias conosco!

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