Muito além do que definir data e hora, é necessário saber qual é o espaço para eventos que seja perfeito para reunir os participantes da empresa. Afinal, o local deverá promover uma experiência única e lucrativa tanto para a organização quanto para os colaboradores dela.

Assim sendo, cada detalhe deve ser muito bem planejado, a fim de atender plenamente as necessidades do evento e as expectativas de quem vai participar do encontro. No entanto, quais são os itens essenciais para que todos os convidados fiquem bem instalados?

Para descobrir como escolher o espaço para eventos ideal, preparamos um checklist com 8 dicas que prometem auxiliar o planejamento do próximo encontro da empresa. Então, confira a seguir.

1. Público

O primeiro ponto a ser levado em consideração ao optar por um espaço é definir qual é o porte do evento — pequeno, médio ou grande. Também deve-se pensar qual é a quantidade de pessoas que vão comparecer, assim como se haverá chances de crescimento de público na porta do estabelecimento, como venda de ingressos na portaria, por exemplo.

Portanto, após fazer todas essas perguntas, é hora de avaliar se vai ser necessário providenciar um lugar que possibilite a sua ampliação. Uma das queixas mais comuns nesse tipo de situação é ouvir que o local está muito cheio.

2. Segurança

Outro item importante é investigar se o bairro apresenta uma estatística elevada de número de furtos ou roubos, principalmente de veículos. É fundamental prezar pela segurança dos participantes, mesmo que seja do lado de fora do evento.

Também verifique as saídas de emergência disponíveis, assim como se elas funcionam realmente — se têm fácil acesso, se são identificadas de modo correto e se são largas o suficiente para a passagem de muitas pessoas ao mesmo tempo.

Além disso, é recomendado averiguar se o local oferece uma equipe de segurança capacitada para atender ao número de pessoas que estarão presentes no seu evento. Caso contrário, escolha outro local, ou ainda, contrate uma empresa de segurança terceirizada.

3. Condições sanitárias

A condição sanitária é um item essencial em um espaço para eventos, pois ninguém consegue se concentrar, ou mesmo, se divertir se está com vontade de ir ao banheiro. Portanto, ao escolher o ambiente, verifique se há mais que um e se estão em boas condições de uso.

No caso do local ter apenas um banheiro, é interessante pensar na possibilidade de alugar as versões químicas e ainda contratar uma empresa terceirizada que fique responsável pela limpeza.

4. Acessibilidade

Ao alugar um espaço para eventos, é imprescindível fazer as seguintes perguntas:

• as pessoas encontrarão dificuldades de transporte para chegar ao local?
• há pontos de táxi ou linhas de ônibus próximas ao estabelecimento?
• há estacionamento para veículos? Se não, qual é o mais próximo do espaço?
• existem rampas ou elevadores para os portadores de deficiência física?

A dica é fazer um mapa de acesso ao local que contenha informações úteis sobre o assunto e divulgar por meio de flyers, newsletter e no próprio convite do evento.

Também é bom lembrar que o público e os equipamentos não devem se misturar, como medida de segurança. Averigue se o lugar tem espaço exclusivo para carga e descarga próximo ao palco, assim como se a montagem dos aparelhos não vai atrapalhar a circulação de funcionários e convidados

5. Acústica

Mesmo que você contrate uma excelente empresa de som, será necessário verificar se o ambiente apresenta boas condições de sonorização. Além disso, se o espaço for fechado e houver banda de música, certifique-se se existe a necessidade de um isolamento acústico.

Considere também os seguintes itens:

• facilidade para a passagem de cabos de som;
• capacidade para a entrada de equipamentos;
• disponibilidade de banheiros tanto para a equipe de montagem quanto para os integrantes da banda.

6. Palco

Este tópico é apenas para os eventos que precisam da montagem de uma estrutura de um palco, caso o evento tenha apresentação de uma banda ou outro tipo de demonstração em público. Em vista disso, você vai precisar de um ambiente que atenda às necessidades exigidas para a montagem, como dimensões mínimas de altura, suportes para cenários, sistema de som e iluminação adequada.

Ademais, lembre-se de verificar a infraestrutura elétrica, como a quantidade de tomadas, os tipos de voltagem (110 ou 220), localização de interruptores, transformadores, cabos e equipamentos de segurança, tal qual extintores de incêndio.

7. Espaço de produção

Tanto o espaço de produção quanto o camarim vão precisar de uma pré-avaliação da sua parte. Portanto, leve em conta se você vai precisar de uma sala mais reservada para a montagem de um camarim que seja bem ventilada ou, ainda, que tenha ar-condicionado, a fim de proporcionar conforto térmico para a equipe.

Ainda, considere se há boa iluminação, espelhos, mesas, cadeiras e banheiros em excelentes condições de uso. Já para a sala de apoio, conhecida como QG, os elementos essenciais são:

• computador com internet banda larga;
• armários com chaves;
• espaço amplo para circulação e acomodação dos equipamentos.

8. Espaço aberto ou fechado

Não há dúvidas que se informar antecipadamente sobre a previsão do tempo faz parte da agenda de quem planeja um evento, não é mesmo? Pois, desse modo, fica mais fácil saber se o espaço será aberto ou fechado. No entanto, a dica é nunca optar por um local que seja totalmente aberto ou exclusivamente fechado.

Como os imprevistos tendem a ser inevitáveis, pode acontecer de haver surpresas, como chuvas ou temperaturas mais elevada. Além disso, também preocupe-se em saber se há área para fumantes, se o barulho tende a atrapalhar ou se há a possibilidade de a cozinha estar próxima ao salão e, consequentemente, os convidados sentirem cheiro de comida antes da hora.

Ao falarmos sobre espaço para eventos, é importante destacar que é preciso escolher um estabelecimento que tenha experiência nesse tipo de segmento e que apresente as melhores condições de infraestrutura para a empresa e funcionários que vão se estabelecer no local. Há excelentes opções de espaços, como o Fildi Hotel, que está localizado na Anhanguera, uma das maiores rodovias do Brasil.

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