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Veja aqui 7 dicas para reduzir os custos em viagem a trabalho

Passagem de avião, acomodação, transporte interno e alimentação: as viagens corporativas exigem um custo considerável. Em contrapartida, elas apresentam resultados promissores para a empresa. Afinal, além de estreitar os laços profissionais, ela possibilita o fechamento de inúmeros contratos, alavancando a rentabilidade.

Em via de regra, a viagem a trabalho permite o aprimoramento do relacionamento com os clientes e também abre novas possibilidades de negócio. Nesse sentido, não há dúvidas da importância de investir nessa iniciativa. O cenário seria ainda melhor se fosse possível minimizar os valores gastos com toda a equipe ou representantes durante a viagem, concorda?

Pensando isso, elaboramos um conteúdo especial, fornecendo dicas de como reduzir os custos em viagem a trabalho, mantendo — é claro — a proposta principal: fomentar o negócio. Quer saber como isso é possível? Continue a leitura!

1. Estabeleça políticas para viagem

O primeiro passo para conseguir reduzir os custos e maximizar os resultados é definir claramente as políticas de viagem. Nelas, deve constar normas que estabeleçam os padrões para as viagens corporativas.

Valor máximo da diária, tempo de permanência na cidade, escolha do hotel, tempo de antecedência para adquirir as passagens aéreas são apenas alguns dos pontos que devem ser abordados pelo documento. O importante, aqui, é orientar bem os seus colaboradores sobre o que é e não é permitido. Informe com precisão o que será financiado pela empresa.

Lembre-se de que a política de viagem nada mais é do que regras que visam uniformizar o deslocamento e a hospedagem da equipe, garantindo que os gastos estejam dentro do orçamento estipulado.

2. Realize um planejamento

Você com certeza já deve ter percebido que quando se deixa para comprar em cima da hora, tudo fica mais caro, concorda? Isso vale também para passagens e hospedagem. É nesse sentido que surge a importância de criar um planejamento com antecedência.

Vale frisar que ao estabelecer planos efetivos das viagens corporativas é possível evitar surpresas negativas, além de facilitar a pesquisa sobre o roteiro mais vantajoso. Desenvolver um planejamento antecipado, nesse sentido, significa otimizar tempo e reduzir custos, tornando o processo mais produtivo.

3. Aposte em uma parceria com o hotel

Existem empreendimentos hoteleiros com planos especiais para clientes que se hospedam com frequência. Ao participar do programa de fidelidade, você conseguirá ampliar os descontos nas viagens corporativos e até mesmo ganhar mimos especiais.

Mas não pare por aí. Verifique também a possibilidade de conseguir preços mais em contas até mesmo com as locadoras de carro, sobretudo se a organização envia um número significativo de representantes para a mesma localidade.

4. Programe o roteiro

Não faz sentido estender a viagem por uma semana se é possível realizar todo o trabalho em apenas 3 dias, certo? Mas para que isso dê certo, é preciso programar bem o roteiro, fazendo com que o serviço seja mais produtivo.

Não esqueça de traçar uma rota eficaz, detalhando cada compromisso. Além do mais, estipule o tempo médio que será necessário para cada tarefa. Ao ter em mãos essas informações, a equipe terá um resultado mais satisfatório, conseguindo economizar tanto os recursos quanto o tempo.

5. Analise a possibilidade de imprevistos

Imprevistos podem acontecer a qualquer momento, não é mesmo? Cabe, então, aos gestores criar um plano B. Suponhamos, aqui, que a reunião foi cancelada apenas com um dia de antecedência, só que a empresa já havia comprado as passagens para a equipe. E agora?

Se você já levou em consideração os imprevistos que poderiam ocorrer, provavelmente comprou passagens que podem ser reembolsadas ou reagendadas. Então, basta remarcar o bilhete. O mesmo vale para a hospedagem. Por isso é importante ser precavido e pensar à frente.

É melhor pagar um pouco a mais, mas ter a possibilidade de cancelar o hotel e remarcar os voos sem taxas.

6. Contrate uma agência corporativa

Não há motivos para perder a cabeça com a preparação de uma viagem corporativa se existe empresas especializadas. Com uma assessoria profissional para gerir as viagens dos colaborados, você não só consegue poupar recursos como também economizar tempo e garantir agilidade. Isso sem falar que o profissional vai levar em consideração as particularidades do negócio e também da equipe para traçar um planejamento ideal.

Cotação de passagens aéreas, hospedagem, transporte e seguros são alguns dos serviços inerentes à empresa contratada. Ela, nesse contexto, vai proporcionar todo o suporte necessário para que os colaboradores realizem com segurança a viagem e também o serviço.

Importante ressaltar que as agências normalmente contam com uma rede extensa de fornecedores, fator que garante mais margem e flexibilidade na negociação de valores, assim como nas condições de pagamento. Fica mais fácil, então, conseguir descontos vantajosos e benefícios diferenciados.

7. Desenvolva relatórios das viagens

Empresas que realizam um grande número de viagens devem desenvolver relatórios. O motivo? Ao analisar os dados de forma inteligente, o gestor terá uma visão mais ampla da empresa como um todo, identificando, assim, os erros. Esse cenário possibilita que os gestores tomem decisões acertadas e promovam melhorias contínuas.

Caso tenha dificuldade em criar tais relatórios, saiba que as agências também disponibilizam esse serviço. Além de fornecer os dados, elas contam com programas e softwares que levantam todas as informações pertinentes às viagens, criando relatórios completos. A partir de então, fica mais fácil pensar em estratégias efetivas no que diz respeito à política de viagens.

Não há dúvidas que as viagens a trabalhos são necessárias. Até porque elas ajudam a ampliar a área de atuação da empresa e a alavancar o negócio. Mas isso não significa que a empresa deve ter gastos dispendiosos. Pelo contrário: o ideal é conseguir realizar a viagem com valores mais atrativos, sem — é claro — atrapalhar na produtividade.

É nesse contexto que o Fildi Hotel se destaca. Com localização estratégica, instalado na região de Sumaré, São Paulo, o empreendimento é ideal para a realização de eventos corporativos e conta com excelente custo-benefício.

Gostou da ideia e quer conhecer um pouco mais sobre hotel? Entre em contato conosco e veja os benefícios de se hospedar em nosso empreendimento durante a sua viagem a trabalho!

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Quais os principais imprevistos em eventos corporativos?

Quem organiza um evento corporativo sempre deseja que tudo saia perfeito e que os convidados tenham uma experiência produtiva e positiva. Mas alguns imprevistos em eventos sempre podem acontecer.

O bom gestor precisa se antecipar a esses contratempos para conseguir contorná-los sem prejuízo da ocasião. Neste post, apresentamos os imprevistos mais comuns e damos sugestões de como resolvê-los. Continue a leitura e fique prevenido!

Por que se preparar para imprevistos em eventos?

O próprio nome já indica: imprevistos são acontecimentos sobre os quais não temos controle e não conseguimos prever. No entanto, quem tem experiência com a organização de eventos corporativos começa a perceber que alguns problemas são recorrentes.

Essa percepção permite ao organizador traçar estratégias de contingência para cada ocasião. Ter algumas cartas na manga garantem que, mesmo diante de imprevistos em eventos, eles não serão prejudicados.

Tendo planos para possíveis imprevistos, as soluções para os problemas são dadas de forma mais rápida, interferindo menos na experiência dos participantes. Além disso, você pode aproveitar as ideias de um caso para resolver outros parecidos.

A postura proativa com relação aos imprevistos tem mais uma vantagem: saber o que fazer diante de cada situação diminui os níveis de estresse para quem está envolvido na organização do evento.

Quais são os principais imprevistos em eventos corporativos?

Algumas ocorrências são mais frequentes quando se organizam eventos. Identificá-las torna mais fácil prever ações e encontrar soluções mais rápidas. A seguir, listamos os principais imprevistos dos eventos corporativos. Acompanhe.

Atraso do palestrante ou de fornecedores

Problemas no trânsito podem fazer com que alguns de seus fornecedores atrasem a entrega dos produtos e serviços combinados. Isso pode acontecer com o buffet, por exemplo. Uma forma de evitar que isso aconteça é contratando, caso exista, o serviço próprio do local de realização do evento.

Mas o atraso pode ser do próprio palestrante. Nesses casos, veja se é possível mudar a ordem das apresentações para que o andamento da programação não fique comprometido.

Equipamento não funciona

Falhas em aparelhos de som e de vídeo, por exemplo, podem prejudicar muito o andamento da sua programação. Para evitar isso, marque com os técnicos da instalação uma conferência de todos os equipamentos no dia anterior. Além disso, vale a pena também contratar um técnico para ficar de plantão durante a realização do evento, para que ele resolva qualquer problema que possa surgir.

Local não tem vagas suficientes na garagem

O atraso de muitos participantes por não conseguirem encontrar vagas para estacionarem seus carros pode comprometer o andamento do evento. Nesses casos, veja se há algum estacionamento privado próximo e tente fazer uma parceria, mesmo que de última hora.

Mas o ideal é verificar as condições de estacionamento previamente e fornecer opções aos participantes, como o transporte público, além do fretamento de vans ou transportes de executivos que possam levá-los ao local.

Wi-Fi não conecta

Hoje em dia, é praticamente inconcebível realizar um evento em um local que não tenha uma boa conexão Wi-Fi. Os palestrantes, muitas vezes, têm seus arquivos salvos na nuvem e precisarão da rede para acessá-los. Além disso, é comum que os participantes precisem checar seus e-mails ou postar sobre o acontecimento nas redes sociais, como parte de sua estratégia de marketing de conteúdo.

Para evitar que todas essas atividades sejam atrapalhadas por falhas no Wi-Fi do local da realização do evento, certifique-se de que o estabelecimento dispõe do serviço e contrate um plano que contemple o número de participantes. Além disso, vale a pena ter alguns modens de internet móvel que possam ser usados caso a rede esteja com algum defeito.

Como lidar com esses problemas?

Quando os imprevistos acontecem, o mais importante é adotar um mindset que priorize a solução, em vez de apontar culpados. A seguir, trouxemos algumas sugestões de como abordar essas situações.

Mantenha a calma

Nervosismo e desespero não levam a nada bom, sobretudo quando a situação é tensa. Por isso, a primeira providência para resolver possíveis imprevistos é manter a calma.

Se precisar, pare tudo que estiver fazendo, tire dois minutos e vá até o banheiro fazer alguns exercícios de respiração. Nas lojas de apps dos principais sistemas operacionais, é possível encontrar aplicativos de meditação guiada com áudios de um a dois minutos. Esse tempo vai garantir que você esteja mais focado e centrado para resolver os problemas.

Ao manter a calma, você não apenas conseguirá encontrar soluções melhores e mais rápidas para a situação, como também dará segurança à sua equipe de que tudo será resolvido. Além disso, passará aos convidados e participantes a imagem de que as coisas estão sob controle e que não há motivos para ficarem chateados.

Use os canais de comunicação disponíveis

Mesmo com as mensagens sendo responsáveis por boa parte da nossa comunicação no dia a dia, na hora de resolver imprevistos em eventos, não hesite: pegue o telefone e faça ligações.

Os destinatários podem demorar para ler as mensagens, sendo você precisará de respostas rápidas. Outra ferramenta bastante útil nos eventos são os aparelhos de rádio, que permitem ao staff se manter sempre informado sobre as atualizações.

Tenha um plano B

Se você leu até aqui, já entendeu que é fundamental pensar em alguns imprevistos antes da realização do evento e prever alternativas caso algo dê errado. Tenha na agenda fornecedores que possam dar um suporte se algum dos contratados falhar e saiba a quem recorrer no caso de uma emergência.

Tenha os contratos à mão

Estudar bem os contratos antes de acordar os serviços é fundamental. Mas, além disso, você também deve ter cópias desses documentos em mãos no dia do evento. Dessa forma, poderá confirmar seus direitos e obrigações de algum fornecedor que não esteja entregando o prometido e cobrar melhores práticas profissionais.

Aproveite a sua experiência

Não ignore as suas experiências prévias na organização de eventos — corporativos ou não. Algumas vezes, a solução que precisamos já fazem parte do nosso repertório e estão mais próximas do que pensamos.

Na hora do apuro, não é preciso reinventar a roda: tudo que você precisa é de uma solução rápida e que atenda a sua necessidade imediata. Use seus conhecimentos para encontrar caminhos e resolver a situação da melhor forma possível.

Assim como em todas as esferas da vida, os imprevistos em eventos corporativos, muitas vezes, são inevitáveis. Nessas horas, o mais importante é saber o que fazer e a quem recorrer. Com calma e foco na solução dos problemas, seu evento ainda será um sucesso, bem falado por todos os participantes.

Agora, que tal ler dicas de atendimento em eventos para receber bem os seus convidados e causar uma ótima primeira impressão? Nos vemos no próximo post!

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Saiba como organizar um calendário de eventos corporativos

Eventos são uma ótima maneira de promover a empresa e reforçar suas estratégias, seja de forma externa, seja internamente. No entanto, para que esse recurso seja bem aproveitado, é essencial priorizar a elaboração de um bom calendário de eventos corporativos.

Essa é uma tarefa que exige atenção e um planejamento detalhado, que começa desde muito antes da data do evento. Para que, a partir de agora, sua empresa tenha sucesso nos próximos eventos, preparamos este conteúdo.

Neste post, você descobrirá a real importância do planejamento de eventos corporativos, como organizar um calendário, de que forma essa organização ajuda a empresa e, finalmente, por que você deve procurar um hotel com infraestrutura adequada para as datas escolhidas. Ficou curioso? Então, continue conosco e tenha uma ótima leitura!

Qual é a importância do planejamento de eventos corporativos?

A etapa de planejamento é uma das mais importantes, afinal, é ela que determina as estratégias que serão utilizadas para que o evento seja um sucesso. Desse modo, ele acaba sendo uma espécie de mapa de orientação, garantindo que tudo dê certo, mesmo quando ocorrem imprevistos.

Portanto, pode-se dizer que o planejamento é um meio de assegurar que detalhes importantes não sejam deixados para trás. Para isso, é fundamental seguir algumas subetapas. Veja:

  1. definição de objetivos — determinar quais são os objetivos do evento e como eles se relacionam com a estratégia da empresa, afinal, isso determinará todas as outras fases;
  2. escolha da data e do local — essa data fará parte da composição do calendário de eventos corporativos, por isso, é preciso se certificar que ela seja estrategicamente atrativa para reunir as pessoas certas no dia do evento;
  3. compreensão do público-alvo — definir e estudar o público é uma parte importante do processo, já que ajuda a entender suas necessidades e a descobrir como saná-las; para isso, é preciso conhecer o perfil das pessoas que participarão do evento;
  4. elaboração das estratégias de marketing — para que o evento seja um sucesso, é essencial ter uma estratégia forte de atração do público, assim, a empresa terá que contar com uma equipe presente em meios digitais para facilitar o processo;
  5. disponibilização do orçamento — o orçamento disponível para realizar o evento é algo bastante relevante, pois ele determinará como os organizadores deverão gastar o dinheiro para atender as demandas;
  6. estabelecimento de patrocínios e parcerias — essas relações ajudarão a promover um evento ainda melhor, portanto, é importante pensar em parceiros com os quais a empresa possa contar para agregar, ainda mais, valor à sua entrega;
  7. elaboração de contratos — descrever tudo o que está sendo contratado com relação a fornecedores, palestrantes e equipes é essencial para a segurança da empresa; desse modo, é indispensável que haja um contrato com a especificação de cada tópico.

Um bom planejamento ajuda a organizar detalhadamente o cronograma que auxilia a execução dos eventos, as alternativas para eventuais imprevistos que possam ocorrer e a execução de tudo o que precisa ser feito.

Como organizar um calendário de eventos corporativos?

Organizar um calendário de eventos corporativos não se trata apenas de decidir algumas datas e distribuí-las entre os meses do ano. Se a empresa quiser ter sucesso em sua promoção, é preciso investir um pouco mais de tempo para determinar os melhores dias.

Confira algumas dicas importantes para definir o melhor calendário para a sua empresa.

1. Escolha o tema dos eventos

O calendário de eventos corporativos deve ter uma abordagem sistêmica. “Soltar” os eventos de forma desordenada, em certo período, pode acabar minando os resultados e tornando o evento um péssimo investimento.

A escolha do tema dos eventos é importante para determinar uma ordem lógica na sua execução. Se a empresa deseja fazer uma apresentação do seu portfólio, por exemplo, é interessante que esse seja um dos primeiros eventos do ano. Em seguida, ela pode programar um workshop, com tendências relacionadas aos seus produtos.

Assim, primeiramente os interessados têm a oportunidade de conhecer a empresa e em seguida aprendem sobre sua área de atuação, tendo seu interesse despertado e percebendo o negócio como uma autoridade no mercado. Desse modo, a estratégia fica mais concisa e o aproveitamento do público é muito melhor.

2. Defina se serão gratuitos ou pagos

É preciso ter clareza, desde o início, quais eventos serão gratuitos e quais pagos. Isso auxilia na definição do orçamento e na proporção do evento. Eventos gratuitos tendem a reunir públicos maiores, demandando mais espaço, atrações, comidas, bebidas. Do mesmo modo, se o evento for pago, as pessoas podem esperar algum requinte.

Sendo assim, faz parte da estratégia da organização dos eventos determinar esse quesito. Uma boa estratégia pode ser alternar entre os tipos de eventos, usando os gratuitos para atrair um público maior e, depois, promover outros pagos para segmentar os potenciais clientes.

3. Determine as datas, os locais e os horários

Como foi dito, as datas devem ser escolhidas de acordo com certa lógica. Conhecendo o público-alvo do evento, é possível melhor organizar para evitar ou escolher dias que coincidam com feriados locais, por exemplo, ou que se aproximem de datas comemorativas em caso de públicos bem segmentados (como dia das mães ou dos pais).

A partir da escolha das datas, surge o momento de contatar os melhores hotéis, procurar por aqueles que ofereçam infraestrutura completa e reservar com antecedência para garantir o local ideal. A escolha do lugar é algo extremamente importante, já que ele tem forte influência na impressão que o evento causará nas pessoas.

4. Contate as atrações

Assim como a escolha do hotel ideal, as atrações devem ser contatadas, com bastante antecedência, para garantir a disponibilidade da data requerida. Por isso, caso haja palestrantes, professores ou figuras indispensáveis para a noite (ou para o dia), é melhor avisá-las ou contratá-las com bastante antecedência.

Essa escolha deve estar alinhada com o perfil do público-alvo, pois, só assim agregarão valor ao evento. Além disso, é essencial buscar por profissionais ou figuras que sejam referências na área.

5. Divulgue o evento

Com todo o calendário de eventos corporativos elaborado, é preciso pensar na sua divulgação. Essa etapa é de suma importância para que o público-alvo tenha conhecimento sobre o seu acontecimento.

Para isso, a escolha dos canais deve ser estratégica: amplos, em caso de eventos abertos, e mais direcionados, quando o evento for pago. Os parceiros são os diferenciais nesse momento, afinal, eles ajudarão muito na divulgação dos eventos.

Como um calendário de eventos corporativos ajuda a empresa?

Existem diversos tipos de eventos corporativos, entre eles, os congressos, conferências, palestras, workshops, brainstormings, treinamentos, reuniões e por aí vai. Cada um deles possui um objetivo diferente. Por isso, pode ser necessário realizar vários deles durante um ano.

Desse modo, um calendário de eventos corporativos ajuda a organizar esses eventos de forma específica, evitando que eles coincidam ou acabem atrapalhando uns com os outros. Seus benefícios são diversos, podendo citar os mais expressivos:

  • planejamento eficaz de treinamentos e reuniões;
  • escolha estratégica da ordem e data dos eventos;
  • promoção de eventos de sucesso, com detalhes bem elaborados;
  • melhoria na gestão dos custos envolvidos;
  • garantia de bons profissionais e atrações indispensáveis;
  • escolha de lugares com a estrutura ideal para cada evento.

Por que reservar espaço em um hotel com boa infraestrutura?

A escolha do local de realização do evento tem um grande peso no resultado final. A primeira razão é a organização adequada do calendário de eventos corporativos e das datas estipuladas, que, após reservadas, estão garantidas.

Depois disso, sabemos que fatores como a aparência, amplitude do espaço, fácil acesso, banheiros confortáveis e equipamentos de qualidade podem realmente impactar na impressão das pessoas sobre o evento e, consequentemente, sobre a empresa.

Por isso, a organização do calendário de eventos corporativos ajuda a reservar hotéis com boa infraestrutura, o que pode fazer toda a diferença no seu evento. Se você quer saber como contratar os melhores espaços, entre em contato conosco e saiba mais!

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Mobilidade corporativa: o que é esse conceito e sua importância

Você sabia que grande parte dos acessos à internet é realizada não pelos tradicionais computadores, mas sim por smartphones e tablets? Segundo pesquisa idealizada pelo Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI.br), quase metade dos brasileiros utiliza o smartphone como meio de conexão.

Esse dado evidencia que os usuários estão adotando, cada vez mais, as tecnologias no cotidiano, até porque as ferramentas mobile permitem a inclusão digital e facilitam o acesso à internet. Para acompanhar essa tendência, as empresas — dos mais distintos setores — também precisam se adaptar, caso contrário, elas se tornarão obsoletas e perderão espaço para a concorrência.

É nesse contexto que surge a questão da mobilidade corporativa, que nada mais é que o desenvolvimento e a implementação de soluções pautadas nos recursos tecnológicos no ambiente de trabalho.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura e entenda mais sobre o conceito, as suas aplicações e a importância do sistema no mercado atual.

Qual é o propósito da mobilidade corporativa?

O intuito da mobilidade corporativa é permitir que qualquer membro da equipe possa dar continuidade a um procedimento, executar uma análise ou até mesmo modificar projetos de casa ou de qualquer outro lugar, oferecendo mais independência aos colaboradores.

Não à toa, a computação em nuvem se apresenta como uma forte aliada, uma vez que permite a utilização da memória e da capacidade de armazenamento em uma rede segura e interligada.

O fato é que a mobilidade corporativa deixou de ser um diferencial e se tornou pré-requisito para o sucesso das estratégias de negócio.

Qual é a importância da mobilidade corporativa?

Ao adotar soluções tecnológicas adequadas, que atendam à real necessidade da organização, o gestor conseguirá aumentar a participação e a eficiência dos colaboradores. Isso graças à possibilidade de administrar ações remotas por dispositivos móveis.

Vale frisar que esse tipo de recurso permite a integração de ações internas e externas, tudo em tempo real, fator que garante mais agilidade na execução das tarefas. A mobilidade corporativa, nesse contexto, permite a democratização ao acesso às principais ferramentas corporativas, sem colocar em risco a segurança da empresa.

A ideia é virtualizar os ambientes de trabalho, de forma que os colaboradores possam ter na palma da mão as informações necessárias para realizar o trabalho com maestria. Em outras palavras, eles podem acessar dados importantes em qualquer lugar e a qualquer momento. O resultado é uma equipe com mais liberdade de atuação. Por isso, a mobilidade corporativa se faz vital.

Quais são os principais benefícios dessa estratégia?

Agora que você já entendeu o conceito e a importância de adotar a mobilidade corporativa, veja por que é uma boa ideia colocar em prática essa estratégia.

Otimiza o tempo e os processos

Existem aqueles que acreditam que a mobilidade corporativa prejudica a performance, já que os colaboradores não estão presos ao formato de trabalho tradicional. Esse pensamento é equivocado. O motivo? As soluções tecnológicas ajudam a controlar o desempenho, a jornada de trabalho e o tempo gasto para a execução de cada demanda.

Ao acompanhar melhor esses aspectos, a gerência terá uma visão global sobre os processos, o que vai ajudar a desenvolver estratégias para aprimorar o trabalho e otimizar o tempo. A criação de um cronograma de atividades, por exemplo, é uma boa saída. A partir de então, basta compartilhar o arquivo com todos os membros e atualizá-lo periodicamente.

Aprimora a comunicação

Uma comunicação efetiva contribui para a resolução de inúmeros problemas. Aliás, um bom diálogo evita até mesmo que eles surjam. Por isso, é importante investir em ferramentas capazes de aprimorar a comunicação interna e externa.

Os colaboradores não devem ter medo da gerência. Pelo contrário: o ideal é que exista um relacionamento amigável, baseado no respeito e na confiança mútua.

Nesse sentido, os dispositivos móveis podem contribuir e muito. Quando utilizados corretamente, as redes sociais e os aplicativos de mensagens instantâneas — como o WhatsApp e chats online — possibilitam uma comunicação horizontal. Essas ferramentas, além de serem familiares para os colaboradores, permitem um diálogo rápido e fácil por meio de mensagens, ligações online ou áudios.

A mobilidade corporativa, aqui, contribui para a realização não só de conversas, mas também de reuniões e treinamentos. Isso sem falar que ela facilita a comunicação a distância, o que por si só já é uma grande vantagem.

Reduz os custos

O mundo contemporâneo, mais do que nunca, aposta em tecnologias capazes de aprimorar o formato de trabalho. Se antes era necessário ter uma empresa física, com uma megainfraestrutura que despendia valores exorbitantes, atualmente o cenário é outro. Com a ajuda dos dispositivos móveis, os colaboradores podem trabalhar de qualquer lugar, até mesmo no formato home office.

O investimento da empresa será principalmente na manutenção de um hardware, o que sai muito mais em conta do que ter uma estrutura fixa.

Afinal, ao colocar na ponta do lápis os valores gastos com energia, água, aluguel de salas ou imóveis inteiros e insumos para manter a operação, vê-se que ela não é nada barata. Não se esqueça de colocar na conta também a compra de computadores e o pagamento de profissionais especializados para gerenciar os programas.

Por isso, contratar um colaborador que está apto a realizar suas tarefas a partir de um tablet ou smartphone é mais vantajoso, uma vez que representa uma forma efetiva de reduzir, de forma geral, os custos da organização.

Além do mais, o gestor deve levar em consideração que essa nova proposta vai além de eliminar gastos desnecessários; ela é também o pontapé inicial para a implementação de uma série de tecnologias que vão destacar o negócio no mercado de eventos e hotelaria, colocando-o à frente da concorrência.

Quais são os desafios da mobilidade corporativa?

Você já deve ter percebido que a mobilidade corporativa é uma estratégia inovadora que vai ajudar na conquista de resultados ainda mais expressivos para o negócio, certo? Contudo, há alguns desafios que precisam ser superados para que a implementação seja bem-sucedida. Quer saber quais são? Reunimos alguns deles a seguir. Confira!

Adotar o sistema de cloud computing

Acredite: a cloud computing — computação em nuvem, em português — não diz respeito apenas à equipe de TI. É claro que esse setor é imprescindível, mas adotar a mobilidade corporativa requer engajamento e cooperação de toda a organização, até porque a tecnologia interfere significativamente na rotina de todos os colaboradores.

Nesse quesito, cabe ao gestor identificar as reais necessidades estratégicas do estabelecimento, compreendendo como esse formato pode ser benéfico. Além do mais, no primeiro momento é essencial ter o auxílio de profissionais especializados, que vão ajudar a integrar o plano com o formato atual.

Acreditar na segurança

Não há dúvidas de que os serviços com base na nuvem revolucionaram o mercado, tornando o dia a dia organizacional mais prático e ágil. Contudo, nem todos acreditam na segurança dos dispositivos móveis. Apesar da desconfiança, a verdade é que os aparatos tecnológicos são confiáveis, sendo até mesmo mais seguros do que os modelos de computação tradicional.

Para evitar ameaças à segurança, o ideal é investir em criptografia, garantindo que a transmissão das informações ocorra com a devida privacidade. Além disso, incentive uma cultura de navegação segura. Lembre-se de que muitos sistemas empresariais são vulneráveis e apresentam brechas para invasão de terceiros. A equipe jamais deve clicar em links suspeitos ou entrar em sites duvidosos.

Desenvolver uma estratégia

É um erro comum dos gestores pensar que a mobilidade corporativa baseia-se somente no desenvolvimento de um app específico para a empresa. Esse é um passo importante, mas não é o único. Além de ter em mãos a ferramenta ideal, é necessário também estabelecer uma estratégia.

Implementar o uso do celular na organização não adiantará se a empresa não contemplar um plano de como o aparelho vai contribuir para o aprimoramento da organização como um todo. O gestor deve, então, ter uma visão mais ampla, entendendo como os dispositivos se encaixam na estratégia organizacional.

Ampliar as receitas, encurtar o ciclo de vendas e aperfeiçoar a experiência do cliente são apenas algumas das opções possíveis com o mobile. Cabe ao alto escalão administrativo definir a principal proposta e meta a ser alcançada, escolhendo assim o que priorizar.

Não há dúvidas de que a mobilidade corporativa visa adotar recursos e tecnologias que possibilitem aos colaboradores ter conhecimento e, acima de tudo, acesso à estrutura e à dinâmica da empresa para executar adequadamente o serviço. O que nem todos sabem é que o conceito também inclui a questão da locomoção dos colaboradores. Não entendeu? É simples.

A mobilidade corporativa busca também facilitar o deslocamento dos colaboradores, uma vez que transitar nos grandes centros comerciais é uma tarefa complicada. São inúmeras horas perdidas em engarrafamentos, sobretudo quando é preciso fazer viagens corporativas, sendo que a equipe poderia utilizar esse precioso tempo para exercer atividades mais importantes.

Nesse sentido, vale a pena pensar na possibilidade de realizar eventos corporativos em hotéis bem localizados. Assim, você conseguirá reduzir custos, além de proporcionar mais conforto aos participantes.

O Fildi Hotel, por exemplo, é uma opção sábia. Instalado na região de Sumaré, no estado de São Paulo, o estabelecimento contempla um amplo espaço para eventos, sendo ideal para a realização de negociações promissoras.

Agora que você já compreendeu o conceito e a importância da mobilidade corporativa, quer conhecer melhor a proposta do nosso hotel? Entre em contato conosco. Será uma satisfação atendê-lo!

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Como organizar um jantar beneficente e como ele impacta a empresa?

Atualmente, as empresas passaram a representar um papel social mais importante na sociedade, tendo que contribuir de forma mais ativa para seu desenvolvimento e sustentabilidade. Para isso, é comum ver programas de incentivo social e diversas práticas sendo adotadas — entre elas, está a realização de um jantar beneficente.

Esses eventos são característicos pela venda de ingressos ao público de maior poder aquisitivo, permitindo que eles desfrutem de um ambiente exclusivo e uma experiência única. Normalmente, são oferecidas atrações e até vendas de itens diferenciados. Tudo isso com o objetivo de que sejam feitas doações para causas sociais e entidades que cuidam de problemas relacionados a elas.

Dessa forma, é importante adotar medidas e práticas que garantam o sucesso da organização e realização desse evento, captando o maior valor possível para as entidades beneficiadas. Além disso, quanto melhor o acontecimento, mais bem-vista será a imagem da empresa organizadora, contribuindo para aumentar seu valor no mercado.

Pensando nisso, colocamos abaixo as principais dicas que ajudam na execução de um jantar beneficente de sucesso. Confira!

Faça um bom planejamento

O primeiro passo para o sucesso de qualquer evento é ter um planejamento bem elaborado. Sendo assim, é fundamental estabelecer fatores como:

  • tamanho da equipe necessária para sua realização;
  • como contratar ou recrutar esses profissionais;
  • qual o orçamento para o evento;
  • como será feita sua divulgação;
  • local para o jantar — com alvará para eventos;
  • cronograma para sua execução;
  • fornecedores necessários;
  • objetivos e metas de arrecadação;
  • formas usadas para incentivar doações;
  • perfil dos convidados;

Com essas informações, fica mais fácil organizar um cronograma completo com todas as atividades que devem ser feitas antes, durante e depois do evento. Ademais, elas também evitam atrasos, problemas e possíveis falhas que comprometam seu bom desempenho.

Tenha uma tema interessante

Outro fator importante na realização de um jantar beneficente é a escolha de seu tema. Como falamos, esse evento é oferecido como uma experiência diferente para os convidados, criando motivos para que eles contribuam com as causas escolhidas.

Nesse sentido, é sempre interessante definir um tema específico e garantir que ele seja trabalhado em todos os elementos do evento — como convites, website, decoração, vestimentas dos funcionários, música e no próprio jantar servido.

Organize seu orçamento

Controlar o orçamento é importante para qualquer evento e até mesmo para o projeto de uma empresa. Entretanto, quando falamos num jantar beneficente e ações sociais, a prática é ainda mais importante — uma vez que, normalmente, ele é reduzido ou bem limitado.

Sendo assim, é fundamental que esse valor seja gasto de forma eficiente, permitindo que os fatores mais importantes sejam garantidos. Por isso, tenha em seu planejamento uma lista de prioridades e previsão de gasto para cada elemento de sua organização.

Para fazer previsões mais acuradas, é indicado entrar em contato com os fornecedores e realizar cotações para diferentes cenários. Como se trata de um jantar beneficente, é possível pedir por descontos, contribuições e até mesmo apoio dessas empresas — assunto abordado num tópico mais adiante!

Invista em divulgação

A divulgação do jantar beneficente é outro item fundamental para seu sucesso. Não adianta organizar um evento fantástico e as pessoas não terem conhecimento sobre ele, certo? Por isso, dentro do orçamento e cronograma de atividades, ela deve ser incluída e realizada com eficiência.

Para isso, é indicado criar um plano de comunicação, definindo:

  • qual o perfil do público que o evento quer atrair;
  • como essas pessoas preferem ser abordadas;
  • quais canais de comunicação usar;
  • calendário para abordagens;
  • metas de confirmações.

O ideal é usar os canais que fazem mais sentido para seu público. Entre os disponíveis estão: e-mail, telefone, mala direta, panfletos e redes sociais. Além disso, é importante considerar o orçamento disponível.

Tenha cuidado na venda de ingressos e convites

Atualmente, a venda de ingressos e convites de eventos pode ser feita por meio de um website ou plataformas de transações. Nelas permite-se a personalização da página, colocando as informações do evento e valores.  As compras podem ser feitas diretamente nesse ambiente, preenchendo os campos solicitados — normalmente, aceitam cartões de crédito e débito.

Além disso, existem convidados que desejam realizar sua compra pessoalmente, ou até mesmo por telefone, e, caso esse seja o caso do perfil do público do evento, é importante que elas sejam disponibilizadas.

No caso de vendas físicas, é necessário determinar se elas poderão ser feitas no dia e local do evento, determinando quantos convites serão destinados a esse público. Além disso, quando mais de um canal de venda é utilizado, é fundamental fracionar o total de lugares disponíveis, evitando que sejam vendidos mais do que o ambiente comporta.

Busque patrocínio e apoiadores

Como falamos, ao lidar com fornecedores, é possível criar parcerias para que eles se tornem patrocinadores ou apoiadores do seu jantar beneficente. Essa prática reduz seus custos e ainda aumenta o poder de divulgação do evento, uma vez que essa empresa também pode contribuir para a comunicação sobre ele.

Além disso, a busca por patrocinadores e apoiadores não precisa ser feita apenas entre os fornecedores do evento. Essa parceria pode ser oferecida para outras organizações que desejam fazer parte da ação social, como formas de cotas ou pacotes que podem pedir por contribuições financeiras — o que aumenta o orçamento do jantar.

Quando optar por oferecer cotas de patrocínio e apoio, é importante definir atrativos que chamem a atenção dessas organizações, como o perfil dos convidados, espaço para que elas incluam seu logo na comunicação, acesso à base de participantes, número de convites exclusivos e até participação na elaboração e execução do evento.

Considere um hotel para o local

Por fim, uma dica muito importante é a possibilidade de realizar o jantar beneficente num hotel. Algumas opções oferecem ambientes para eventos perfeitos para esse tipo de acontecimento, com praticidades que facilitam sua organização e agregam valor para convidados.

O diferencial é que a equipe do hotel já está preparada para receber e atender as necessidades de seu convidados. A infraestrutura já está pronta e, quando é necessário incluir itens para decoração e execução do evento, há uma lista de fornecedores de qualidade disponíveis. Além disso, é possível conseguir um acordo para oferecer pacotes exclusivos de hospedagem para todos, agregando valor para o jantar.

Essas são as principais dicas sobre como organizar um jantar beneficente. E você, conhece alguma prática que ajuda nesse tipo de evento? Comenta aqui para que a gente possa ajudar ainda mais os profissionais da área!

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Saiba como usar um centro de custos em viagens corporativas

O conceito de centro de gastos é transformar cada setor em uma empresa individual, segregando as suas receitas e despesas. Nesse sentido, as áreas da sua empresa tiveram um considerável controle e autonomia sobre os seus gastos, abrindo margem para criar um centro de custos em viagens corporativas, na qual o objetivo é facilitar a tomada de decisões do gestor.

Essa forma de setorizar receitas e despesas tornou possível identificar os resultados isolados de cada um dos departamentos da empresa. Assim, fica tudo mais fácil para realizar melhorias e eventuais cortes financeiros, além de fomentar o cumprimento de metas setoriais.

Quer saber mais? Acompanhe este texto e conheça mais sobre o centro de custos e saiba como aplicá-lo e quais seus principais benefícios. Confira!

Quais os principais passos para utilizar o centro de custos de maneira eficiente?

Para começar, é preciso identificar todos os custos que a empresa tem, e eles devem abranger tanto os gastos administrativos quanto os produtivos — entram nessa conta as despesas com embalagens, matéria-prima e energia, por exemplo.

Depois, deve-se vincular cada zona de gastos em departamentos. Por exemplo, serão alocados para o centro de custos da produção todos aqueles gastos com suprimentos. Já os gastos referentes aos salários, viagens corporativas e recrutamento de funcionários devem estar atrelados departamento de gastos dos Recursos Humanos, e assim sucessivamente.

Quais os principais benefícios do centro de custos em viagens corporativas?

Melhor organização de despesas

Antes de pensar em enxugar os gastos da empresa, é preciso saber identificar precisamente onde esse dinheiro está sendo gasto. E com a organização por centro de custos, fica mais fácil de diagnosticar isso. Por meio dele é possível ter acesso a informações mais detalhadas e divididas por setores, gerando uma melhor organização das despesas, podendo evitar erros e cortando onde realmente há necessidade.

Saber qual setor da empresa rende mais

Separando os gastos por setor, não se identifica apenas as despesas, é possível ter acesso aos dados da receita. Ao utilizar métricas mais apuradas, os centros de custos registram periodicamente onde e quando os resultados realmente foram bons. Inclusive, é possível criar métricas para comparação dessa informação com outros departamentos de gastos da empresa.

Melhor planejamento

Levando em conta os itens anteriores e considerando quanto e onde se está gastando e lucrando, é possível ter informação suficiente para fazer um bom planejamento. Por exemplo, os orçamentos serão mais realistas e definidos, as ações serão mais objetivas e se programar para momentos de dificuldade financeira será mais fácil.

Essas foram algumas informações sobre centro de custos em viagens corporativas, e é importante destacar que nem todas as áreas da empresa podem ser isoladas. Certamente, existirão despesas que se referem à somente um departamento, tal como o como marketing, e outras que são referentes a mais de um, como é o caso das áreas de produção e de recursos humanos. Além disso, é desejável que as despesas e receitas referentes a mais de um centro sejam divididas entre eles.

Por acaso a sua empresa aproveita os benefícios das viagens corporativas? Leia agora mesmo este texto e descubra como realizar compras de viagens.

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4 dicas de atendimento para eventos em Sumaré!

Congressos, convenções, seminários… não importa o tipo de evento, todos eles precisam ter um bom atendimento. Isso porque ter uma atenção especializada e adequada para com o público do evento garante maior satisfação dos participantes, podendo resultar em futuras conversões para o negócio. É por isso que um atendimento para eventos deve ser pensado de maneira criteriosa.

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Entenda o que é a técnica rapport e como aplicá-la em suas reuniões

Já ouviu falar do rapport? Ainda não? É simples. Trata-se de uma técnica utilizada para melhorar os elos profissionais. É construir laços baseados na empatia, confiança e respeito mútuo, gerando boas impressões. O resultado? Um relacionamento harmonioso e saudável, facilitando assim os processos de comunicação entre empreendedores, fornecedores e clientes.

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É possível realizar eventos como estratégias de marketing de relacionamento?

Engana-se quem pensa que apenas uma ligação periódica é suficiente para manter uma boa relação com clientes e fornecedores. Nesta época de redes sociais, é essencial apostar em formas presenciais de contato, que fortalecem o elo profissional. Por isso, é importante pensar em estratégias de marketing de relacionamento.

Os eventos corporativos, por exemplo, são capazes não só de transmitir a imagem da empresa, mas também proporcionam a possibilidade de compartilhar experiências e — claro — consolidar os relacionamentos com os contatos profissionais.

Interessou-se pelo assunto e quer conhecer algumas opções de eventos que podem ajudar a estreitar os laços com clientes e fornecedores? Continue a leitura!

Eventos de lançamento

Além de aprimorar o relacionamento com o público, um evento de lançamento — seja de um produto, seja de uma nova marca — desperta o interesse do mercado em geral. Inclusive, existem grandes chances de ele receber a atenção de mídias locais (como jornais, rádios e TVs), sobretudo se tiver uma assessoria de imprensa.

Vale ressaltar que esse tipo de evento é conhecido por criar expectativa nos convidados. Assim, é comum que provoque grande especulação e isso significa ainda mais repercussão para a marca.

Workshops

Os workshops são eventos voltados para a prática. Se a empresa quer ensinar algo para a equipe — ou mesmo para possíveis clientes —, esse é o tipo de encontro recomendado. Não entendeu? É simples!

Se a companhia desenvolveu um produto inovador ou com particularidades singulares, vale fazer um workshop para apresentá-lo e, assim, demonstrar suas funcionalidades na prática. Não se esqueça ainda de que, nesse tipo de evento, é possível fechar alguns negócios.

Feiras

Imagine fazer um evento que reúna as melhores marcas do segmento e ajude a alcançar novos leads e clientes. Gostou da ideia? Então, saiba que essa é a proposta das feiras, que normalmente atraem uma quantidade expressiva de interessados e são prestigiadas pela mídia. Assim, é possível colocar a marca em evidência.

E isso sem falar na possibilidade de conversar com nomes de prestígio do mercado e agregar profissionais à sua lista de contatos. E não para por aí: nas feiras, tem-se, ainda, a chance de analisar o mercado como um todo e conhecer as tendência do setor.

Reuniões

Empresas que têm representantes, por exemplo, podem apostar em reuniões regulares para alinhar as ideias e fornecer dicas para otimizar os resultados. Nesse momento, os colaboradores externos têm a oportunidade de oferecer feedback.

É preciso, no entanto, tomar cuidado: não deixe que a reunião se estenda por longas horas. O ideal é ser objetivo. Se for viável, faça, em seguida, uma confraternização entre os participantes.

Fato é que não existe certo ou errado. Para criar um plano efetivo, é necessário conhecer bem o público e os fornecedores, além de ter em mente a proposta do evento. Somente assim pode-se definir a melhor estratégia organizacional.

Agora que você já compreende a importância de investir em estratégias de marketing de relacionamento, compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais. Assim, seus amigos também vão poder dominar esse assunto.

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Checklist de eventos corporativos: confira os itens indispensáveis!

Assim como a realização de uma viagem corporativa, o sucesso de um evento está atrelado a uma variável importante: o planejamento. Com ele fica mais fácil prever e se articular para fazer o evento acontecer. Nesse contexto, uma ferramenta de planejamento importante é o checklist de eventos corporativos.

Trata-se de uma espécie de lista de checagem ou de verificação. Nela é possível relacionar todas as tarefas a serem realizadas, considerando os prazos e os responsáveis pelo cumprimento de cada uma, por exemplo.

Quer saber mais? Acompanhe este texto e conheça um checklist dos itens mais importantes para execução com o máximo eficiência do evento. Confira!

Preparativos iniciais

Essa etapa é fundamental para estudar a viabilidade do evento. A partir dela, é possível detalhar os elementos para a concepção do evento, estimar o seu tamanho, o orçamento necessário e o período de realização. A seguir, os fatores principais desta fase:

  • verba disponível;
  • número de participantes;
  • datas possíveis para realização do evento;
  • tema.

Características do espaço

Não bastar ter uma verba considerável e um tema interessante, sendo que o espaço para a realização de evento não é satisfatório. Para assegurar as condições suficientes do local, é altamente recomendável visitar possíveis lugares. Nessa visita, considere:

  • organização geral e limpeza do local;
  • iluminação;
  • estrutura dos banheiros, copa ou cozinha de apoio;
  • mobiliário para recepção;
  • mobiliário para coquetel ou coffee break;
  • reservatórios para lixo;
  • sistema de refrigeração local.

Após colher as informações sobre o local, avalie os prós e os contras em relação a outros lugares. Muitas vezes, por conta do custo-benefício e da estrutura já preexistente, vale a pena realizar o evento corporativo em um hotel. Depois disso, defina o local e realize a contratação do espaço.

Preparação do evento

Com local definido, é preciso trabalhar os elementos que vão fazer o evento acontecer. Veja alguns itens essenciais:

  • lista de palestrantes e atrações;
  • formato e maneira de distribuição de convites;
  • divulgação do evento (banners, e-mail marketing, etc);
  • materiais audiovisuais de apoio (vídeos de abertura, materiais gráficos, etc);
  • cenário;
  • cronograma do evento;
  • equipe de sonorização e iluminação.

Realização do evento

Muita gente acha que, após o evento começar, não há necessidade de preocupação com mais nada. Na verdade, no checklist de eventos corporativos também está inclusa a própria realização do evento. É o momento de garantir que nada desande. Alguns pontos a considerar são:

  • higiene e vestimentas de funcionários;
  • qualidade da comida servida no buffet;
  • orientações gerais aos envolvidos;
  • checagem da segurança do espaço;
  • acompanhamento da recepção dos convidados.

Seguindo este checklist de eventos corporativos, certamente o seu evento vai ser um sucesso. Dessa forma, você poderá se concentrar em atividades que devem ser realizadas no pós-evento: agradecer aos participantes, realizar uma pesquisa de satisfação e elaboração de um relatório estão entre as tarefas que ajudam a verificar possíveis erros e pontos positivos na realização do evento.

Agora, você deve estar se perguntado sobre como garantir as comidas para servir aos participantes, correto? Então, leia nosso artigo sobre como calcular os alimentos do seu evento!