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Entenda o ciclo PDCA e como aplicá-lo

No mundo organizacional, uma das maneiras mais eficientes para vencer a competitividade é realizando melhorias contínuas de todos os processos. Para isso, podemos contar com o PDCA — uma metodologia de gestão que identifica a causa raiz dos problemas estratégicos da empresa e auxilia na construção de planos de ação.

A sigla PDCA vem do inglês, que abrange quatro elementos: “plan” de planejamento, “do” de execução, “check” de análise e “act” de ação. É um método mundialmente reconhecido de melhoria contínua. Além disso, com essa técnica é possível ter como vantagem a redução de custos, o engajamento das equipes e a otimização do tempo.

Quer saber mais? Continue a leitura deste texto e conheça mais sobre o PDCA e como aplicá-lo em seu negócio!

Como colocar o método PDCA em prática?

Ao identificar um problema ou necessidade de melhoria em algum processo, parte-se para a aplicação das quatro fases do PDCA, a fim de encontrar ações sustentáveis e efetivas.

Faça o planejamento (plan)

A primeira etapa do PDCA é o planejamento. Essa é a fase em que se define o problema, estabelece um indicador de resultados, levanta dados e define uma meta global. Essa fase é a base do PDCA, que requer mais tempo e análise. Além de entender o problema, pode-se identificar os fatores que o impedirão de alcançar a meta.

Aqui, existem quatro subfases principais:

  • identificação do problema: identifica o problema e define a meta — considerando que toda meta deve ser específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal;
  • análise do fenômeno: o problema geral deve ser dividido em problemas específicos, as causas devem ser investigadas e o problema analisado;
  • análise do processo: inclui e prioriza as causas raízes na análise — uma causa raiz é a origem do problema;
  • plano de ação: cada causa raiz identificada deve ter, pelo menos, uma ação traçada. Cada ação deve ter um único responsável, mas outras pessoas podem dar suporte para a ação.

Priorize as ações de alto impacto, baixo custo e fácil execução, e registre cada ação para averiguar o histórico e eficácia. Com isso, você poderá tomar ações corretivas, se necessário.

Crie um plano de ação (do)

Com os problemas identificados, é o momento de partir para a ação. De maneira simples e direta, duas ações precisam ser executadas nessa etapa: trabalhar com as causas mais prováveis e elaborar estratégias de ação. Por exemplo, a equipe pode desenvolver um brainstorm para encontrar as causas mais prováveis e, a partir delas, elaborar uma estratégia de ação.

Verifique os resultados (check)

Essa etapa tem a finalidade de verificar se as ações estão sendo realizadas de forma eficiente. Mas para que ela alcance esse objetivo, é preciso que a autenticidade das informações não seja mascarada. Se for percebido que os resultados são insatisfatórios, certifique-se de que todas as ações foram implementadas corretamente. Fique de olho em algum fator interno ou externo, pois eles podem alterar as características e a análise do problema — e, certamente, a conclusão dos resultados.

Execute e padronize a ação (act)

A partir dos resultados alcançados ao longo do processo, chega-se na última etapa do PDCA. A fase da “ação” deve identificar se a solução encontrada é viável e sustentável. Se sim, padronize a solução para as próximas situações semelhantes. Se não, reveja o processo, desde a etapa de planejamento, a fim de identificar o gargalo da análise.

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Quais são as principais vantagens do ciclo PDCA?

O objetivo do PDCA é identificar problemas e encontrar soluções plausíveis, diante do contexto empresarial. Entretanto, outros benefícios podem ser objetivos por meio da adoção do ciclo.

Redução de custos

A empresa, muitas vezes, perde dinheiro pelo fato de seus processos serem ineficientes. Nesse sentido, um PDCA bem elaborado e usado de forma contínua auxilia na redução de falhas. Tudo ajuda a minimizar custos e, consequentemente, aumentar o lucro.

Engajamento das equipes

O PDCA não apenas envolve números, mas também pode apresentar vantagens qualitativas. Por exemplo, quando o PDCA envolve toda a equipe em busca de mudanças, cria-se um senso de responsabilidade. Assim, aumenta o comprometimento da equipe, além de os funcionários passarem a se sentir mais valorizadas.

Otimização do tempo

Tempo é dinheiro. Quem utiliza o método PDCA tem muita certeza disso, uma vez que o método permite a avaliação contínua dos processos da empresa, destacando o tempo gasto em cada etapa. Com essas informações, é possível desenvolver soluções para otimizar o trabalho.

A adoção do PDCA constrói em toda a empresa uma visão mais clínica dos processos. Com isso, é possível notar uma melhoria contínua em todos os âmbitos. Ao gastar menos tempo e esforço com a resolução de problemas, a equipe consegue direcionar a atividades mais estratégicas.

Você utiliza algum outro método de otimização dos processos em sua empresa? Se sim, compartilhe conosco aqui nos comentários.

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Saiba como utilizar viagens de incentivo para motivar funcionários

Por acaso você tem percebido um clima de desmotivação na sua equipe de trabalho? Os colaboradores parecem estar acomodados com determinadas situações e, por isso, precisam frequentemente de estratégias que os motivem? Então, você deveria conhecer os benefícios das viagens de incentivo.

Trata-se de uma modalidade de viagem corporativa que funciona como uma mola propulsora de motivação, permitindo um retorno surpreendente de produtividade e engajamento dos colaboradores. Afinal, quem nunca voltou com as energias renovadas depois de uma viagem inesquecível?

Acompanhe este texto e saiba como funcionam as viagens de incentivo, em quais circunstâncias elas são recomendadas e seus variados tipos. Confira!

Momentos para utilizar as viagens de incentivo

Motivação dos colaboradores

O capital mais importante para uma empresa é o humano. Afinal, sem colaboradores preparados e motivados, como a organização vai atingir seus objetivos? Pensando nisso, é importante sempre investir na motivação da equipe.

As viagens de incentivo podem ajudar muito nisso. As viagens podem permitir que o colaborador conheça a realidade de outra cidade ou país. Conhecer novas pessoas e costumes permite que ele exercite o autoconhecimento e melhore sua autoestima.

Premiação

Não somente para motivar uma equipe ou funcionário que parece ter esfriado na sua produtividade, as viagens de incentivo também servem para premiar o desempenho daqueles que se destacaram em determinado período.

Por exemplo, um colaborador apresentou ótimos resultados. Para recompensá-lo, você pode oferecer uma viagem de incentivo, que trará a ele descanso e relaxamento físico e mental.

Aprimoramento de habilidades

As viagens de incentivo podem também ser interessantes para aprimorar as habilidades dos colaboradores. Por exemplo, uma viagem para outro país permite que a pessoa adquira uma bagagem cultural, e assim aprimore o seu relacionamento interpessoal ou até mesmo um segundo idioma.

Exemplos de viagens de incentivo

As viagens de incentivo podem seguir diversos destinos. Por exemplo, é possível reservar um hotel próximo da cidade de São Paulo para relaxar, que ofereça todas as comodidades para trazer conforto aos colaboradores.

Um hotel para viagens de incentivo precisa ter uma infraestrutura confortável e adequada, com uma boa internet, ar-condicionado e frigobar. Além disso, ele também deve ter opções que atendam aos diversos gostos e necessidades dos clientes, como serviços de alimentação, transporte e espaço de lazer. Tudo isso faz com que os colaboradores se sintam acolhidos e relaxem bastante.

Ainda é possível escolher lugares que apresentam boas atrações culturais. Isso ajuda a espairecer a cabeça de colaboradores estressados ou fomentar a criatividade de colaboradores desmotivados. Nesse sentido, a região de Campinas pode ajudar.

As cidades dessa região apresentam uma série de atividades que podem agradar a todos os colaboradores. Por exemplo, existem os passeios pelas famosas fazendas de café, que incluem degustação. Também há a possibilidade de conhecer parques exuberantes, como a Lagoa Taquaral e os Bosques de Jequitibás, dentre outras atividades.

Essas foram algumas informações sobre viagens de incentivo. Por falar em motivação, você já aplica a técnica rapport na sua empresa? Trata-se de uma metodologia que promove o estabelecimento de confiança e cooperação em uma relação, com o intuito de tornar a comunicação mais fluída. Ela não pode faltar na sua empresa.

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Confira 5 ideias sensacionais para premiação de funcionários

Por acaso você tem percebido que sua equipe de trabalho está se sentindo desmotivada? Eles parecem estar acomodados com determinada situação e, por isso, precisam frequentemente de uma injeção de estímulo? Então, é preciso investir em premiação de funcionários.

Essa é uma estratégia que gera reconhecimento, estimulando o funcionário a sempre se aprimorar e ficar alinhado com os objetivos da empresa. Algumas práticas simples podem trazer bons resultados na motivação da equipe.

Quer saber mais? Conheça neste texto 5 maneiras de premiar colaboradores que atingiram sua meta de desempenho. Confira!

1. Bonificação no salário

Mesmo recebendo um bom salário, qualquer funcionário adoraria receber um dinheiro extra por conta de seu desempenho. Nesse sentido, implemente um sistema de bonificação no salário. Utilize critérios, como por exemplo, meta alcançada, reuniões produtivas, destaque em trabalho de equipe ou aumento de prospecção de clientes.

É importante esclarecer aos funcionários sobre as maneiras de bonificação. Isso para que todos estejam alinhados com as metas e não trabalhem exclusivamente para ganhar a bonificação. Afinal, trata-se de apenas um incentivo e não efetivamente uma remuneração.

2. Viagens

Uma outra estratégia de premiação de funcionários é por meio das viagens de incentivo. Essa é uma modalidade de viagens corporativas que oferece passeios nacionais ou internacionais aos funcionários que tiveram desempenho exemplar. As viagens de incentivo têm diversas vantagens no trabalho de motivação dos funcionários.

Por exemplo, essas viagens são ideias para oferecer descanso físico e mental. Oferecer uma viagem para um lugar paradisíaco a um trabalhador que trabalhou exaustivamente para conquistar um excelente resultado pode garantir a renovação das energias e, com isso, melhorar sua motivação.

3. Presentes

Quem não gosta de receber presentes? Aproveite esse gosto geral como forma de premiação de funcionários. Assim como acontece nas reuniões de família ou de amigos, os presentes devem ser pensados de forma individualizada.

Por exemplo, um funcionário que recebe um presente indesejável provavelmente vai ficar constrangido. Essa situação não vai ajudar para o processo de motivação. Sendo assim, considere as particularidades de cada funcionário e dê presentes que realmente os agrade.

4. Day off

Um dia livre na semana pode ser bastante importante para um funcionário. Ele pode aproveitar para ficar mais tempo com a família ou fazer um curso que há muito tempo gostaria de fazer. Além disso, logo após o day off ou dia de folga, o funcionário retorna ao trabalho com energias renovadas.

No entanto, é importante saber escolher as datas adequadas para o day off. Por exemplo, é interessante não dar dia de folga em dias que a empresa desenvolve novos projetos ou aceita novas encomendas. Isso porque, nessas situações, o trabalho em equipe é fundamental e a falta de um funcionário pode desequilibrar tudo.

5. Programas de pontos

Já pensou em fechar parcerias com estabelecimentos que ofereçam experiências interessantes aos seus funcionários? Essa é uma ótima ideia para investir um programa de pontos. Esse sistema permite que os funcionários acumulem uma pontuação a partir do seu desempenho e gastem esses pontos com parceiros da empresa.

Academias, restaurantes e instituições de ensino, por exemplo, podem ser ótimos parceiros para dar a seus funcionários momentos de lazer, diversão e aprendizado. Esses situações, além de trazer motivação, auxiliam no aumento da produtividade e também na qualidade de vida do funcionário.

Essas foram algumas ideias para premiação de funcionários. Além dessas práticas, a motivação também pode ser trabalhada durante o treinamento de colaboradores. Nessa fase, é possível identificar eventuais desinteresses e orientar a tempo para que o funcionário se sinta estimulado a desenvolver o trabalho.

E então, quer saber de outra novidade que pode melhorar a autoestima da sua equipe? Conheça neste texto como elaborar uma festa corporativa.

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Treinamento de colaboradores: conheça 4 vantagens para sua empresa

Vale a pena investir no treinamento de colaboradores? Se você já se fez essa pergunta, saiba que esse questionamento faz parte da vida da maioria dos gestores. Mas se o crescimento e o sucesso são os objetivos de sua empresa, o investimento é fundamental.

Um processo de treinamento fortalece sua equipe e a torna mais valiosa, dissemina referências e práticas inovadoras e permite o melhor aproveitamento dos funcionários em cada função. Além de ser um instrumento de reinvenção ou consolidação da cultura empresarial da instituição.

Veja a seguir algumas vantagens dessa estratégia!

1. Diminuição de falhas

Os treinamentos empresariais são uma forma prática e descomplicada de diminuir eventuais falhas na entrega de resultados.

A partir da requalificação profissional oferecida, as equipes têm condições de aprimorar sua capacidade de execução e planejamento e incorporar novas tecnologias à rotina de trabalho.

Os treinamentos também são um caminho para:

  • motivar os funcionários;
  • incentivar a comunicação interna;
  • minimizar as dúvidas;
  • identificar pontos fracos;
  • detectar desperdícios;
  • alinhar os objetivos;
  • tornar a missão da empresa mais clara para todos.

2. Equipes unidas

O dia a dia das corporações é cercado pela pressão em relação à concorrência e ao cumprimento de metas e prazos. O desenvolvimento e aprofundamento dos vínculos entre os funcionários é sempre limitado por essas circunstâncias.

Os treinamentos oferecidos são uma oportunidade excepcional para se conectar com os parceiros de equipe. Em um ambiente profissional, porém mais relaxado, os colaboradores têm uma chance de enxergarem aspectos diferentes do colega ao lado e encontrar pontos de identificação.

A prática de treinamentos constantes pode aliviar tensões no ambiente de trabalho, criar laços entre os participantes e consolidar equipes muito mais coesas e poderosas.

3. Funcionários engajados

À medida que a organização investe em suas equipes, os funcionários se sentem mais valorizados e tendem a se envolver mais seriamente com os objetivos e interesses da empresa.

Equipes motivadas se tornam mais criativas e têm um aumento significativo de produtividade e eficiência operacional. Consequentemente, a empresa se torna mais competitiva.

É uma via de mão dupla que fortalece uma relação benéfica a todos. Além disso, o engajamento gerado dentro dos treinamentos tende a ser multiplicado por aqueles indivíduos mais comunicativos e pode se espalhar pela corporação.

4. Retenção de talentos

Promover treinamentos recorrentes também pode colaborar para algo fundamental dentro de uma empresa: a retenção de talentos.

Cada vez mais, as empresas tomam consciência de que seu valor depende da soma do valor de seus funcionários e disputam entre si pelos profissionais mais competentes do mercado. Reter colaboradores valiosos e leais nem sempre é uma questão de oferecer os melhores salários.

Pessoas talentosas, em sua maioria, alimentam a ambição de um aprimoramento constante. Esses funcionários costumam valorizar empresas dispostas a investir parte de seus recursos em cursos e treinamentos, pois sabem que esse tipo de mentalidade leva a uma cultura empresarial mais inovadora e favorável ao crescimento de todos.

Agora que você conhece melhor as vantagens do treinamento de colaboradores, compartilhe este post nas suas redes sociais e saiba o que seus amigos pensam a respeito disso!

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Você sabe o que é um self booking corporativo? A gente te conta!

Se as viagens corporativas fazem parte do dia a dia da sua empresa, você certamente sabe o quanto é importante investir em ferramentas e estratégias para que elas ocorram da melhor e mais prática maneira possível, não é mesmo? Assim, você garante um resultado mais satisfatório e elimina a chance de contratempos relacionados.

Nesse sentido, uma das maiores tendências do momento, e que já mostrou que veio para ficar, é o self booking corporativo.

Trata-se, basicamente, de uma ferramenta de gestão que otimiza o processo das viagens ao dar mais autonomia ao colaborador que vai viajar, eliminando assim o tempo gasto com trocas de mensagens entre funcionário, empresa e agência de viagens.

Mas, como funciona e por que você deve adotar agora mesmo o self booking para as viagens corporativas? É o que vamos mostrar no post de hoje, então, continue a leitura!

Mais produtividade e menos custos para a empresa

Reservar hotéis e garantir passagens de avião envolve ficar sempre atento para as melhores promoções e oportunidades — que podem aparecer e ir embora em questão de minutos. Sendo assim, qualquer segundo perdido representa mais chances de ficar sem o melhor preço para uma viagem corporativa.

Nesse sentido, o self booking mostra-se benéfico por eliminar grande parte da burocracia envolvida na preparação de uma viagem.

Em vez de ter que entrar em contato e esperar a resposta de um agente de viagens — tudo isso por meio da equipe responsável dentro da empresa —, o próprio colaborador que vai viajar poderá conferir o que está disponível em termos de preços, datas e lugares na hora de adquirir as passagens e hospedagens.

E o melhor: tudo isso seguindo as políticas de viagem da companhia, para não ter erro.

Assim, você economiza tempo, já que o processo acontecerá de maneira mais rápida e prática, e economiza dinheiro, pois correrá menos riscos de perder ótimas oportunidades.

Mais praticidade e autonomia para o colaborador

Os colaboradores se sentirão mais dedicados a respeitar as cláusulas e políticas de viagem da companhia quando eles mesmos forem responsáveis por segui-las, enquanto organizam tudo por meio do self booking.

Além disso, eles também perceberão um aumento significativo em sua autonomia, já que terão mais controle sobre carros alugados, companhias aéreas, localização do hotel, horários de voos etc.

Enquanto isso, o gestor poderá acompanhar e controlar tudo isso em tempo real. Ou seja, a praticidade inclui tanto os gestores quanto os viajantes, já que as informações sobre a viagem circularam entre os responsáveis dentro da empresa com mais fluidez.

Mais modernidade para todos com o self booking

O self booking é uma ferramenta de gestão inovadora e, portanto, seu uso é sinônimo de modernidade. Entretanto, muitas empresas ainda não sabem aproveitar tudo o que a tecnologia tem a oferecer — fazendo com que o self booking leve você mais longe em relação à concorrência.

Para trazer para sua companhia todos os benefícios da tecnologia no que se trata de viagens corporativas, o self booking oferece possibilidades como:

  • pesquisa de passagens (com e sem bagagem despachada inclusa);
  • relatório de trechos mais comumente percorridos pelos colaboradores;
  • personalização da política de viagens e do fluxo de autorização de viagens;
  • relatórios diversos, de acordo com as necessidades da organização;
  • diferentes perfis de acesso para cada colaborador que usará a ferramenta;
  • cadastro de cartões corporativos;
  • programa de fidelidade para o cliente e corporativo;
  • personalização com o logotipo e as cores da empresa;
  • personalização de e-mails e outras mensagens para o colaborador;
  • passagens em aberto;
  • passagens emitidas;
  • relatório de pendências;
  • filtros diversos para cada etapa do planejamento da viagem.

O self booking corporativo pode ser regulado por uma agência de viagens, mas a maior parte das decisões e aquisições serão realizadas dentro da própria empresa. Assim, a agência estará ali para quando você precisar, mas deixa de ser uma parte fundamental do processo de organização das suas viagens corporativas.

E então, pronto para começar a usar o self booking e revolucionar as viagens corporativas da sua empresa? Para continuar por dentro das melhores novidades e dicas, curta nossa página no Facebook e acompanhe todas as nossas postagens!

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Aprenda a organizar o treinamento para equipe de vendas

O capital humano é parte vital de uma organização, estando diretamente ligado ao sucesso ou fracasso da empresa. Lembre-se de que uma equipe bem alinhada e capacitada, que veste, de fato, a camisa da empresa, consegue maximizar os resultados.

Não é só isso. Um time bem treinando tem mais sintonia, o que facilita a convivência e melhora o clima organizacional. Por isso, é importante o alto escalão administrativo realizar treinamento para os colaboradores, fator que vai interferir, inclusive, na redução da turnover.

Quer saber, então, como organizar o treinamento para a equipe de vendas, aprimorando assim as habilidades do quadro de efetivos? Continue a leitura!

Aposte na frequência

Um dos principais erros do RH e também dos gestores é pensar que os treinamentos devem ser realizados apenas quando se deparam com situações graves. Na verdade, o treino deve ser frequente, mesmo quando parece que tudo está saindo conforme o planejado. Como já dizia o ditado: “é melhor prevenir do que remediar”.

Nesse sentido, o treinamento será capaz de orientar melhor o time, esclarecendo dúvidas e dando dicas para cativar o cliente. Saiba, nesse sentido, que é a continuidade do processo que proporcionará a devida confiança para o time realizar com êxito o atendimento.

Estude a sua equipe

Cada colaborador tem uma característica diferente. Um, por exemplo, pode dominar bem os processos da empresa, mas tem dificuldade de dialogar com o cliente, enquanto o outro tem dificuldade com os processos burocráticos, mas sabe negociar muito bem.

Por isso, é importante conhecer a sua equipe como um todo, encontrando os pontos fracos e fortes. A partir de então, será possível determinar qual o tipo de treinamento mais efetivo, afinal, o intuito aqui é tornar o grupo mais qualificado.

Solicite a presença de todos

O treinamento deve ser feito tanto para os colaboradores em geral quanto para os gerentes do setor. Lembre-se de que os líderes são responsáveis por orientar o time. Então, nada mais sábio do que instruí-los a participar de todo o processo.

Assim, eles terão acesso a informações pertinentes, sabendo como repassar os ensinamentos para os colaboradores.

Avalie a abordagem

De nada adiantar realizar treinamentos com regularidade e com a participação em massa, contudo não ter uma comunicação efetiva, resultando assim em uma falha no processo de entendimento da mensagem.

Portanto, antes de começar os treinos e reuniões com a equipe, defina qual será o tipo de abordagem, certificando-se de que o conteúdo está sendo transmitido adequadamente. O ideal é que a comunicação seja compatível com o perfil da equipe.

Mensure os resultados

Para saber se os métodos e práticas implementadas surtiram o efeito desejado é preciso criar formas de mensurar os resultados. Importante ressaltar que não é apenas o aumento do faturamento que define o sucesso. Existem outros quesitos tão importantes quanto a questão do rendimento, como engajamento e entrosamento do time.

Não se esqueça ainda que esse é um processo gradual, isto é, os resultados aparecerão no decorrer do tempo e não da noite para o dia.

Se você gostou do conteúdo e tem mais alguma dica campeã que vai ajudar no treinamento para equipe de vendas, deixe o seu comentário e compartilhe-a!

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Gestão de viagens: conheça os benefícios em adotar na sua empresa

Com a globalização e a facilidade de fazer negócios com outras empresas espalhadas pelo Brasil e pelo mundo, as viagens a trabalho têm se tornado extremamente comuns. Esse cenário exige das empresas o gerenciamento de viagens corporativas de forma ativa, controlando e planejando todas as informações.

A gestão de viagens em uma organização nada mais é que o controle centralizado de todos os detalhes das saídas a trabalho. Essa prática gerencia o translado necessário, planeja o orçamento e monitora todos os gastos, visando controlar as despesas, de forma a otimizá-las e também rastrear os viajantes.

Caso você não conheça muito bem sobre a gestão de viagens, não se preocupe! Separamos, a seguir, os principais benefícios que ela pode proporcionar para as empresas. Confira!

1. Redução de custos

Um dos principais benefícios que a gestão de viagens pode proporcionar é a diminuição de gastos. Ao manter um time focado em planejar e controlar as viagens e despesas, consegue-se entender melhor do assunto. Dessa forma, é possível saber quais são os hotéis, as companhias aéreas e as empresas que apresentam preços melhores.

Além disso, ao centralizar as compras de passagens, os pagamentos de hotéis e as eventuais compras de moedas em um único setor, aumenta-se o “volume da compra”. E isso permite que preços melhores sejam negociados.

2. Previsão de gastos

Além de reduzir os custos, a gestão de viagens permite que os gastos da viagem sejam previstos com mais exatidão. Esse detalhe é fundamental na hora de passar o adiantamento para os funcionários e, principalmente, planejar os gastos da empresa com viagens, evitando que a companhia seja pega de surpresa e ultrapasse o orçamento.

3. Monitoramento dos funcionários

Outro benefício proporcionado pela gestão de viagens é a possibilidade de a empresa conseguir monitorar os funcionários em campo. Ao acompanhar os gastos do colaborador, a empresa consegue se certificar se ele está realizando as tarefas que foram designadas de forma correta e se os gastos estão dentro do esperado.

Além disso, aumenta-se a segurança do funcionário, pois, assim, ele sabe que a empresa está monitorando seus gastos e que, em caso de necessidades, poderá contar com um time para suporte.

4. Padronização dos processos

A gestão de viagens de uma empresa é, provavelmente, a melhor forma de padronizar todos os processos de viagens corporativas. Com a criação de um setor ou um time designado para a função, a empresa permite a criação de um processo padrão para toda a corporação, garantindo que os funcionários, quando forem realizar uma viagem, sigam os procedimentos.

Essa padronização facilita o controle, reduz o tempo gasto para a criação de solicitações e determina um processo de aprovação de cada viagem. Tudo isso aumenta a eficiência da empresa quando o assunto é viagens e auxilia na redução de custos.

5. Maior transparência

Por último, com a padronização de todas as viagens e um setor cuidando das prestações de contas, a empresa consegue maior transparência nas finanças. Isso ajuda na hora de fazer auditorias e a reduzir consideravelmente as chances de erros.

Agora que você já conhece os principais benefícios da gestão de viagens corporativas, não deixe de assinar a nossa newsletter e fique por dentro das melhores dicas para o seu negócio!

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O que considerar ao elaborar uma política de viagens corporativas?

As viagens corporativas são um dos fatores cruciais para o sucesso de uma empresa no mercado. Afinal, são fundamentais para que as instituições façam novos acordos comerciais, fechem parcerias, vendas e contratem fornecedores estratégicos, além de permitirem que os funcionários participem de reuniões, treinamentos e eventos que possibilitam maior crescimento do negócio.

Obviamente, tudo isso tem um preço para a empresa, podendo, muitas vezes, ser uma das maiores despesas do negócio. Por isso, é preciso criar regras e procedimentos que devem ser seguidos pelos colaboradores quando viajando a serviço. Uma política de viagens corporativas, além de criar um padrão a ser seguido, ajuda a diminuir os custos e até mesmo otimizar os resultados.

Para auxiliar as empresas a manter maior controle sobre as viagens dos funcionários e reduzir os custos, separamos tudo o que deve ser considerado ao elaborar uma política de viagens corporativas. Confira!

Necessidades da empresa

A política de viagens corporativas de qualquer negócio deve ser realizada levando em consideração a realidade enfrentada e as necessidades desses deslocamentos. Somente assim será possível definir valores e os procedimentos que devem ser seguidos.

Para que seja definido o prazo de solicitação da viagem e o valor a ser considerado para hotel e gastos com alimentação e traslado, é preciso conhecer o perfil da viagem e os objetivos que ela possui.

Por exemplo, uma viagem de última hora para resolver um problema ou reparar um equipamento que está fora de operação não pode ser solicitada com a mesma antecedência e possuir os mesmos gastos de uma viagem para treinamento em uma empresa parceira. Por isso que é fundamental considerar as necessidades da empresa, natureza e objetivos da viagem ao desenvolver a política.

Diretrizes para os deslocamentos

Antes de iniciar a elaboração da política de viagens corporativas propriamente dita, é preciso que a empresa defina a quem ela se destina, ou seja, quais são os funcionários elegíveis para as viagens e que devem seguir a política apresentada. Outro ponto a ser considerado nas diretrizes são os fluxos de solicitação e aprovação que devem ser seguidos.

Todas essas informações e detalhes devem ser devidamente descritos na política de viagens. Ela deve ser disponibilizada aos funcionários, garantindo que as diretrizes e normas sejam conhecidas por todos e que sempre que os colaboradores forem viajar a serviço sigam devidamente todos os fluxos e procedimentos.

Planejamento do fluxo de processo

Depois de definidas as diretrizes e apresentado a necessidade um fluxo de aprovação, chegou o momento de definir todo o “caminho da solicitação” até que ela seja aprovada e o funcionário possa viajar.

O planejamento do fluxo de processo deve apresentar quais superiores precisam aprovar a viagem e o passo a passo a ser seguido para solicitação de translado, hospedagem e até mesmo de adiantamento para a viagem.

Prestação de contas

Por último, toda política de viagens deve descrever minuciosamente como os funcionários devem prestar contas dos gastos. É fundamental que seja apresentado como eles devem reportar todas as despesas durante a viagem, quais recibos e informações são necessários e qual o período que a prestação de contas deve ser feita.

Além disso, a política de viagens corporativa de uma empresa precisa mostrar também quais são as pessoas que devem aprovar a prestação de contas.

Agora que você já sabe como elaborar a política de viagens corporativas da sua empresa, leia e entenda como calcular as horas trabalhadas em uma viagem a trabalho!

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Você conhece as vantagens de contratar um consultor autônomo?

Compreensivelmente, muitas empresas hesitam ante a decisão de contratar ou não um consultor autônomo. Alguns gestores tendem a pensar que tal opção indicaria a própria inadequação e que sua posição poderia ser, desse modo, fragilizada perante suas equipes de trabalho por esses profissionais extremamente experientes no mercado e disponíveis para a execução de projetos específicos.

No entanto, essa é, obviamente, uma perspectiva contraproducente para qualquer organização que procure crescer. A seguir, apresentamos algumas vantagens que ilustram por que os consultores são extremamente úteis para levar sua empresa ao próximo nível. Boa leitura!

Contar com uma análise neutra e objetiva

É natural que os proprietários tenham investido quantidades significativas de tempo, energia e recursos em suas empresas. Por estarem próximos aos problemas cotidianos, é difícil obter uma perspectiva adequada de como solucioná-los eficientemente.

Um consultor autônomo, por outro lado, parte de um ponto de vista diferente, sendo capaz de detectar os verdadeiros motivos para ineficiências que, de outro modo, pareceriam insolúveis. Além disso, por atuar de modo independente, neutro e objetivo, esse profissional é capaz de identificar e expor falhas e erros abertamente, sem medo de represálias.

Reduzir custos

Os colaboradores, de modo geral, tendem a desempenhar satisfatoriamente as funções as quais já estão acostumados. Entretanto, pode ser um desafio conseguir que implementem metas que envolvam a utilização de outros conjuntos de competências.

Aqueles que normalmente executam tarefas específicas podem ficar irritados ao receberem responsabilidades adicionais ou, o que é pior, não terem as qualificações ou experiências adequadas.

A contratação de um consultor especializado, neste contexto, representa uma significativa redução de custos, uma vez que é eliminada a necessidade de treinar funcionários, organizar horários, hierarquizar afazeres, executar estratégias etc.

Aproveitar novas habilidades

Boa parte do trabalho de um consultor autônomo envolve acompanhar tendências, estratégias e metodologias atualizadas de negócios. Quando tais habilidades são utilizadas, é normal que os líderes corporativos exijam uma explicação detalhada e saibam como o consultor as empregou para chegar às suas conclusões.

Ao fim do contrato, esses conhecimentos podem (e devem) ser incorporados à organização, dando suporte a um novo círculo virtuoso de produtividade, expansão e crescimento.

Aumentar o conhecimento do mercado

O mínimo que se espera de um consultor é a compreensão do mercado de atuação da empresa que o contrata. Ao ter passado algum tempo atuando junto a negócios similares (que podem ou não ser concorrentes), o consultor passa a adquirir uma caracterização sólida do que outras organizações estão fazendo, bem como do que é necessário para superá-las.

Por exemplo, o consultor pode facilmente apontar que determinada empresa não está utilizando certo sistema de comunicação com clientes que permitem às suas concorrentes reduzir custos e otimizar resultados.

Ter tempo para planejar

É difícil para os gestores disporem do tempo necessário para desenvolver planejamentos efetivos e estratégias de execução enquanto são responsáveis por uma série de funções vitais para o sucesso do negócio.

Aproveitar esse tempo extra é, na prática, um luxo pelo qual a empresa não pode pagar, especialmente durante os estágios iniciais de um projeto que talvez não chegue a ser implementado. Isso faz com que, infelizmente, muitas ideias potencialmente valiosas nunca sejam colocadas em prática.

No entanto, quando é o trabalho de um consultor autônomo dedicar todo seu tempo em considerar diferentes alternativas e apresentar pesquisas e dados sobre custos e benefícios, a gestão pode se concentrar no core business enquanto o profissional contratado ajuda a garantir que a organização alcance seus objetivos.

Se você gostou do nosso post, deixe seu comentário com sua opinião sobre quais benefícios um consultor pode trazer para a sua organização!

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8 dicas práticas para um bom planejamento de viagem corporativa

Planejamento precisa ser a palavra chave quando se trata de viagem corporativa, já que esta é a terceira maior despesa das organizações, ficando atrás apenas da folha de pagamento e do setor de tecnologia.

As viagens de negócio muitas vezes são importantes para, por exemplo, fazer — ou mesmo manter — contato com fornecedores, fortalecer parcerias, instalar novas unidades da companhia, ou favorecer o treinamento dos colaboradores. São, portanto, estrategicamente importantes para a empresa e merecem muita atenção e cuidado na sua execução.

Assim, devido ao alto investimento, é preciso adquirir o hábito de se organizar adequadamente para evitar gastos desnecessários e garantir a sustentabilidade do negócio para a qual você trabalha.

Pensando nisso, separamos 8 dicas práticas para um bom planejamento de viagem corporativa. Acompanhe!

1. Identifique a real necessidade da viagem

Atualmente, a tecnologia é uma aliada na comunicação a longas distâncias, e pode reunir várias pessoas por meio de videoconferências em diferentes localidades pelo mundo.

Por isso, é importante você se perguntar se o deslocamento é mesmo necessário, e se o objetivo da viagem justifica os investimentos nela empregados. Respondidas essas questões e confirmada a necessidade do deslocamento, é preciso seguir com as outras etapas.

2. Planeje com antecedência

Como o deslocamento da equipe ou do funcionário é baseado em um orçamento e tem um objetivo para a empresa, é preciso fazer um check list para planejar todas as etapas da viagem corporativa.

Alguns pontos que devem ser levados em consideração são:

  • destino;
  • datas de ida e de volta;
  • quantas pessoas vão participar;
  • como vão ocorrer os fluxos de solicitação e aprovação dos deslocamentos;
  • quem será o responsável pela viabilização de compra de passagens e hospedagem;
  • deslocamento no destino da viagem.

É importante lembrar que esta preparação é fundamental para o êxito e permite que se obtenha maior economia e menos contratempos na contratação dos serviços necessários.

É relevante também evitar marcar os compromissos muito próximos um dos outros. Considere o deslocamento da equipe e some mais tempo ainda, pois pode haver trânsito e outros imprevistos. Além disso, oriente os colaboradores a sempre chegarem cedo. Lembre-se: estar adiantado e ocupar o tempo lendo, trabalhando ou fazendo network é muito melhor do que perder a hora.

3.  Estabeleça datas com antecedência

Quando o assunto é viagem, antecedência é sinônimo de economia. Se os colaboradores da sua empresa se deslocam rotineiramente, o ideal é procurar comprar as passagens aéreas e efetuar as reservas de hospedagem com semanas ou, se possível, até meses antes.

Poucos dias de antecedência somente devem ser aceitos em casos extremamente urgentes e inesperados, já que os voos e reservas de hotéis costumam ser bem mais caros se adquiridos em cima da hora.

Para conseguir se planejar é interessante a criação de um cronograma de viagens. Como ele, você consegue provisionar quais serão os deslocamentos necessários para os próximos meses. Isso permite que a empresa para a qual você trabalha aja de forma mais estratégica no caso de cancelamentos esporádicos, remarcações ou outros imprevistos, o que evita prejuízos de ordem financeira.

4. Consulte a política de viagens da empresa

Uma questão muito importante para a organização de uma viagem corporativa é conhecer a política da empresa para essas questões. Veja como se portar, o que será necessário para fazer a prestação de contas e entenda todas as normas sobre o assunto.

Isso auxilia o viajante a não cometer equívocos e nem ter que custear algumas despesas com dinheiro do próprio bolso.

5.  Prepare-se para prestar as contas

Em toda viagem de negócios você precisa prestar contas, independente de utilizar um cartão corporativo ou o pessoal para, após a viagem, solicitar o reembolso. Tenha com você todas as notas fiscais, pois elas são os seus comprovantes de despesas e, provavelmente, você terá que apresentá-los ao setor financeiro.

Uma atitude interessante é anotar em um caderno tudo o que for gasto durante a viagem. Isso facilita que você se lembre de quais foram os custos no momento da prestação de contas.

6. Procure negociar com os fornecedores

Para aumentar seu poder de negociação, como vimos, é preciso se planejar com antecedência. Mas é possível fazer muito mais! Vale a pena, por exemplo, entrar em contato direto com o hotel e tentar valores diferenciados.

É comum que seus fornecedores queiram idealizá-lo como cliente, e para isso, podem oferecer alguns descontos, que vão de preços mais baixos a melhores condições de pagamento, além da oferta de alguns serviços especiais.

7. Pense previamente na logística

É bem provável que uma parte considerável do seu orçamento esteja investida no deslocamento dos colaboradores. Então, é melhor que seu planejamento esteja alinhado com questões como:

  • como os funcionários chegarão às cidades de destino;
  • se será usada apenas meios aéreos;
  • como a equipe vai se deslocar de suas casas até o aeroporto, do aeroporto até o hotel e do hotel até o local da reunião.

Nos casos de viagens cujo motivo seja treinamento, é relevante você considerar alugar vans ou ônibus. Já se o deslocamento for individual, ou mesmo em pequenos grupos, o táxi costuma ser uma boa opção, assim como serviços de transporte por aplicativos.

8.  Considere contratar uma empresa especializada em viagens

Tenha sempre uma atitude proativa na organização da viagem corporativa, mas não dispense a ajuda de outros profissionais dentro e fora da organização. O ideal é poder contar com uma agência especializada.

Em geral, essas empresas oferecem soluções e serviços que reduzem o tempo dos processos, além de diminuir custos, pois conseguem as melhores negociações com os fornecedores.

As agências de viagem também avaliam as organizações contratantes e sugerem melhorias, fazem relatórios e gerenciam as despesas dos deslocamentos. Em outras palavras, elas fazem todo o serviço pesado para você. Portanto, considere essa opção para viabilizar suas viagens corporativas.

Viu como planejar uma viagem corporativa não é tão difícil? Basta começar a programação com antecedência e seguir o passo a passo acima. Você verá que a organização ficará muito mais simples e econômica!

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