Com a globalização e a facilidade de fazer negócios com outras empresas espalhadas pelo Brasil e pelo mundo, as viagens a trabalho têm se tornado extremamente comuns. Esse cenário exige das empresas o gerenciamento de viagens corporativas de forma ativa, controlando e planejando todas as informações.

A gestão de viagens em uma organização nada mais é que o controle centralizado de todos os detalhes das saídas a trabalho. Essa prática gerencia o translado necessário, planeja o orçamento e monitora todos os gastos, visando controlar as despesas, de forma a otimizá-las e também rastrear os viajantes.

Caso você não conheça muito bem sobre a gestão de viagens, não se preocupe! Separamos, a seguir, os principais benefícios que ela pode proporcionar para as empresas. Confira!

1. Redução de custos

Um dos principais benefícios que a gestão de viagens pode proporcionar é a diminuição de gastos. Ao manter um time focado em planejar e controlar as viagens e despesas, consegue-se entender melhor do assunto. Dessa forma, é possível saber quais são os hotéis, as companhias aéreas e as empresas que apresentam preços melhores.

Além disso, ao centralizar as compras de passagens, os pagamentos de hotéis e as eventuais compras de moedas em um único setor, aumenta-se o “volume da compra”. E isso permite que preços melhores sejam negociados.

2. Previsão de gastos

Além de reduzir os custos, a gestão de viagens permite que os gastos da viagem sejam previstos com mais exatidão. Esse detalhe é fundamental na hora de passar o adiantamento para os funcionários e, principalmente, planejar os gastos da empresa com viagens, evitando que a companhia seja pega de surpresa e ultrapasse o orçamento.

3. Monitoramento dos funcionários

Outro benefício proporcionado pela gestão de viagens é a possibilidade de a empresa conseguir monitorar os funcionários em campo. Ao acompanhar os gastos do colaborador, a empresa consegue se certificar se ele está realizando as tarefas que foram designadas de forma correta e se os gastos estão dentro do esperado.

Além disso, aumenta-se a segurança do funcionário, pois, assim, ele sabe que a empresa está monitorando seus gastos e que, em caso de necessidades, poderá contar com um time para suporte.

4. Padronização dos processos

A gestão de viagens de uma empresa é, provavelmente, a melhor forma de padronizar todos os processos de viagens corporativas. Com a criação de um setor ou um time designado para a função, a empresa permite a criação de um processo padrão para toda a corporação, garantindo que os funcionários, quando forem realizar uma viagem, sigam os procedimentos.

Essa padronização facilita o controle, reduz o tempo gasto para a criação de solicitações e determina um processo de aprovação de cada viagem. Tudo isso aumenta a eficiência da empresa quando o assunto é viagens e auxilia na redução de custos.

5. Maior transparência

Por último, com a padronização de todas as viagens e um setor cuidando das prestações de contas, a empresa consegue maior transparência nas finanças. Isso ajuda na hora de fazer auditorias e a reduzir consideravelmente as chances de erros.

Agora que você já conhece os principais benefícios da gestão de viagens corporativas, não deixe de assinar a nossa newsletter e fique por dentro das melhores dicas para o seu negócio!