Gerenciar e reduzir os custos de viagens a trabalho requer um planejamento centralizado, cujo monitoramento seja capaz de controlar as despesas de seus viajantes. Assim sendo, a gestão de custos de viagens corporativas torna-se algo imprescindível, a fim de alinhar as necessidades dos funcionários com os objetivos da empresa.

O valor agregado na experiência gera grandes oportunidades para todos, além de ampliar boas perspectivas para a organização. Mas, afinal, qual é a importância de gerenciar os gastos das viagens empresariais, a fim de obter satisfação para os colaboradores e para a empresa?

Acompanhe a leitura e descubra de que maneira é possível fazer uma eficiente gestão de custos de viagens corporativas!

A importância da gestão de custo nas viagens corporativas

Primeiramente, é de suma importância compreender os problemas que envolvem as viagens corporativas, pois muitas empresas ainda não entendem que uma boa gestão traz vantagens para todos.

Hoje em dia, grandes empresas têm profissionais treinados e até um departamento específico para gerir as viagens. No entanto, muitas organizações ainda pecam por não disporem desse tipo de serviço.

Para que a gestão de custos de viagens corporativas seja realmente eficaz é necessário investir em ações práticas. Confira quais são as principais!

Defina a política de viagens

A maneira como é planejada a política de viagens da empresa garante a qualidade destas, assim como melhora os resultados quanto ao controle de gastos.

Ter todos os contatos dos viajantes, definir as despesas diárias, incluir procedimentos de segurança e reembolso, entre outros itens, faz com que as viagens da organização transcorram de modo tranquilo, obedecendo os prazos e os valores do planejamento feito.

Contrate um gestor de viagens

Ao contratar um profissional que cuide apenas do andamento e controle das viagens da empresa, você evita a sobrecarga no setor financeiro ou RH. Geralmente, os gestores de viagens assumem responsabilidades, a fim de garantir o acompanhamento de custos, negociar hospedagens e transportes aéreos e elaborar relatórios por exemplo.

Utilize ferramentas adequadas

É importante que a empresa disponha de uma ferramenta capaz de fornecer relatórios gerenciais relacionados às políticas de viagens. Dessa maneira, torna-se viável a administração de cadastros por meio de um fluxograma e formulários de solicitação, reservas de passagens, entre outros itens.

Gestão dos custos de viagens na Honda: como funciona

A fabricante de automóveis e motocicletas Honda serve como excelente exemplo de gestão de custos de viagens corporativas. A empresa dispõe de um departamento, cuja equipe é formada por um analista sênior, um diretor executivo, um gerente geral, um analista júnior, um assistente, um estagiário e três consultores.

Desse modo, todos os funcionários podem viajar, seguindo uma hierarquia. Por exemplo, gerentes gerais e títulos viajam de classe executiva se o destino for internacional. Já os gerentes desfrutam da mesma classe, caso a viagem seja para a Ásia e Oceania. Em outros cargos, a classe é econômica, independente do continente.

Em relação à hospedagem, os funcionários são orientados a escolher a categoria single stardard ou algo similar com cama de solteiro. Diretores e cargos superiores têm livre arbítrio para decidirem as suas acomodações.

Ainda, pode-se dizer que a locação de carros disponibiliza veículos intermediários com ar-condicionado para todos os funcionários, sem que haja qualquer tipo de hierarquia. Os motivos das viagens são reuniões de negócios, desenvolvimento de projetos, treinamento e visita aos fornecedores.

Parceria que deu certo: Honda e Fildi Hotel

Por estar localizada próxima do Fildi Hotel, na região de Campinas, a indústria automobilística levou o fato em consideração na hora de firmar parceria. Além da simpatia da equipe, houve um custo-benefício que ultrapassou a relação fornecedor-cliente, tornando ambos os lados parceiros de verdade!

A empresa ainda segue dizendo que o Fildi Hotel oferece o traslado, o que reduz muito os custos com transporte. A partir do departamento de gestão de viagens, é possível planejar as viagens de acordo com o orçamento acordado pela matriz.

Tendências para o futuro da gestão de custos em viagens

As despesas de viagens correspondem de 10% a 15% dos gastos em uma empresa, sendo que o resultado final não é o único fator da gestão de custos de viagens corporativas. Acompanhe a seguir as tendências que podem ajudar os executivos a gerenciar as despesas, sem que haja desvantagens no dia a dia da empresa!

Bleisure

A proposta consiste no fato do funcionário adicionar dias de lazer em uma viagem de negócios. Logo, proporciona uma experiência única para os colaboradores — como aproveitar a piscina do hotel e outras áreas de lazer —, além de reduzir os custos das passagens aéreas.

Comportamento de reservas

As políticas empresariais incentivam os funcionários a comprar as passagens aéreas com antecedência de oito a quatorze dias, pois elas ficam mais baratas. Em vista disto, as organizações conseguem reduzir os custos, se comparados aos valores cobrados pelas passagens adquiridas na última hora!

Então, incentive essa prática na política de viagens feitas pela sua empresa, deixando claro que todos podem ser beneficiados com o sistema adotado.

Economia compartilhada

Os apps de economia compartilhada têm sido a opção de muitas empresas que desejam reduzir os gastos nas viagens corporativas. Embora, ainda não seja muito utilizado, áreas como transporte e hospedagem já apresentam destaques significativos no momento de fechar o orçamento.

Por isso, é relevante incentivar a implementação de sistemas de aplicativos com o propósito de diminuir ainda mais os gastos das viagens e eventos corporativos por meio de uma realidade já utilizada por muitos.

Conformidade com a política

O uso inadequado do cartão corporativo representa cerca de 6% dos funcionários de uma empresa. No entanto, embora o número seja considerado pequeno, muitas empresas optam por utilizar insights e ferramentas para gerenciar de modo mais eficaz esse tipo de despesa.

Ademais, ao definir e controlar os custos dos cartões acima citados, os funcionários tornam-se mais conscientes da importância de economizar em gastos, muitas vezes, supérfluos.

Enfim, ao longo do artigo, você aprendeu como a gestão de custos de viagens corporativas pode beneficiar os custos dentro de uma organização. Assim sendo, lucram tanto os empresários quanto os colaboradores, uma vez que os desperdícios são eliminados!

Entre em contato com o Fildi Hotel e confira as vantagens de organizar viagens empresariais no renomado estabelecimento!