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Entenda o ciclo PDCA e como aplicá-lo

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No mundo organizacional, uma das maneiras mais eficientes para vencer a competitividade é realizando melhorias contínuas de todos os processos. Para isso, podemos contar com o PDCA — uma metodologia de gestão que identifica a causa raiz dos problemas estratégicos da empresa e auxilia na construção de planos de ação.

A sigla PDCA vem do inglês, que abrange quatro elementos: “plan” de planejamento, “do” de execução, “check” de análise e “act” de ação. É um método mundialmente reconhecido de melhoria contínua. Além disso, com essa técnica é possível ter como vantagem a redução de custos, o engajamento das equipes e a otimização do tempo.

Quer saber mais? Continue a leitura deste texto e conheça mais sobre o PDCA e como aplicá-lo em seu negócio!

Como colocar o método PDCA em prática?

Ao identificar um problema ou necessidade de melhoria em algum processo, parte-se para a aplicação das quatro fases do PDCA, a fim de encontrar ações sustentáveis e efetivas.

Faça o planejamento (plan)

A primeira etapa do PDCA é o planejamento. Essa é a fase em que se define o problema, estabelece um indicador de resultados, levanta dados e define uma meta global. Essa fase é a base do PDCA, que requer mais tempo e análise. Além de entender o problema, pode-se identificar os fatores que o impedirão de alcançar a meta.

Aqui, existem quatro subfases principais:

  • identificação do problema: identifica o problema e define a meta — considerando que toda meta deve ser específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal;
  • análise do fenômeno: o problema geral deve ser dividido em problemas específicos, as causas devem ser investigadas e o problema analisado;
  • análise do processo: inclui e prioriza as causas raízes na análise — uma causa raiz é a origem do problema;
  • plano de ação: cada causa raiz identificada deve ter, pelo menos, uma ação traçada. Cada ação deve ter um único responsável, mas outras pessoas podem dar suporte para a ação.

Priorize as ações de alto impacto, baixo custo e fácil execução, e registre cada ação para averiguar o histórico e eficácia. Com isso, você poderá tomar ações corretivas, se necessário.

Crie um plano de ação (do)

Com os problemas identificados, é o momento de partir para a ação. De maneira simples e direta, duas ações precisam ser executadas nessa etapa: trabalhar com as causas mais prováveis e elaborar estratégias de ação. Por exemplo, a equipe pode desenvolver um brainstorm para encontrar as causas mais prováveis e, a partir delas, elaborar uma estratégia de ação.

Verifique os resultados (check)

Essa etapa tem a finalidade de verificar se as ações estão sendo realizadas de forma eficiente. Mas para que ela alcance esse objetivo, é preciso que a autenticidade das informações não seja mascarada. Se for percebido que os resultados são insatisfatórios, certifique-se de que todas as ações foram implementadas corretamente. Fique de olho em algum fator interno ou externo, pois eles podem alterar as características e a análise do problema — e, certamente, a conclusão dos resultados.

Execute e padronize a ação (act)

A partir dos resultados alcançados ao longo do processo, chega-se na última etapa do PDCA. A fase da “ação” deve identificar se a solução encontrada é viável e sustentável. Se sim, padronize a solução para as próximas situações semelhantes. Se não, reveja o processo, desde a etapa de planejamento, a fim de identificar o gargalo da análise.

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Quais são as principais vantagens do ciclo PDCA?

O objetivo do PDCA é identificar problemas e encontrar soluções plausíveis, diante do contexto empresarial. Entretanto, outros benefícios podem ser objetivos por meio da adoção do ciclo.

Redução de custos

A empresa, muitas vezes, perde dinheiro pelo fato de seus processos serem ineficientes. Nesse sentido, um PDCA bem elaborado e usado de forma contínua auxilia na redução de falhas. Tudo ajuda a minimizar custos e, consequentemente, aumentar o lucro.

Engajamento das equipes

O PDCA não apenas envolve números, mas também pode apresentar vantagens qualitativas. Por exemplo, quando o PDCA envolve toda a equipe em busca de mudanças, cria-se um senso de responsabilidade. Assim, aumenta o comprometimento da equipe, além de os funcionários passarem a se sentir mais valorizadas.

Otimização do tempo

Tempo é dinheiro. Quem utiliza o método PDCA tem muita certeza disso, uma vez que o método permite a avaliação contínua dos processos da empresa, destacando o tempo gasto em cada etapa. Com essas informações, é possível desenvolver soluções para otimizar o trabalho.

A adoção do PDCA constrói em toda a empresa uma visão mais clínica dos processos. Com isso, é possível notar uma melhoria contínua em todos os âmbitos. Ao gastar menos tempo e esforço com a resolução de problemas, a equipe consegue direcionar a atividades mais estratégicas.

Você utiliza algum outro método de otimização dos processos em sua empresa? Se sim, compartilhe conosco aqui nos comentários.

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