Sua empresa aproveita os benefícios das viagens corporativas? Essa prática, comum no mercado, é bastante usada para expandir relações, fechar negócios e encontrar novas oportunidades para as empresas. Porém, para que essa atividade não saia cara, é preciso fazer um planejamento de compras eficiente.

Viagens sem planejamento podem resultar em prejuízos para a organização, bem como problemas dentro do cronograma de atividades dos profissionais. Atrasos, cancelamentos e indisponibilidade para reservas de última horas são alguns dos exemplos de desafios que você poderá enfrentar se não se preparar com antecedência.

Pensando nisso, listamos abaixo 6 dicas para você fazer um planejamento de compras mais eficiente para suas viagens corporativas. Leia até o final para conferir!

1. Pesquisar com antecedência

A primeira dica para melhorar seu planejamento de compras é fazer tudo com antecedência e sempre pesquisar antes de tomar decisões. Deixar a organização para a última hora pode resultar em custos mais altos e indisponibilidade de voos e reservas, por exemplo, atrapalhando o seu cronograma corporativo.

2. Negociar com fornecedores

Muitas empresas realizam viagens corporativas com frequência. Nesse caso, é indicado procurar pelo próprio fornecedor dos serviços de viagem para negociar preços, formas de pagamento, descontos e outros benefícios. Essa negociação é possível, principalmente, para empresas que farão uso frequente dos serviços desses fornecedores.

3. Planejar em conjunto com a equipe

Outra dica importante é fazer o planejamento em conjunto com a sua equipe, garantindo que o levantamento das necessidades da viagem serão feitos corretamente. Dessa forma, o número de reservas, as datas, os destinos e os deslocamentos serão calculados sem erros. Outra dica que pode ajudar bastante é consultar os responsáveis pela viagem antes de realizar as compras e fechar os serviços necessários.

4. Estabelecer uma política de viagem

Uma prática que facilita a gestão de custos é estabelecer uma política de viagem para os funcionários. Ela consiste em um documento que define as regras e diretrizes que devem ser seguidas ao realizar uma viagem corporativa. Os itens mais comuns desse documento são:

• passo a passo para fazer reservas de voos e acomodações;
• parceiros que devem contatados;
• restrições de valores e serviços utilizados durante a viagem, como classe do voo, aluguel de carros e refeições;
• relatório de gastos para ser preenchido após a viagem.

É fundamental respeitar a legislação trabalhista (CLT) ao pedir essas informações para os funcionários. Além disso, a política deve ser apresentada e disponibilizada de forma clara para todos os colaboradores, evitando possíveis confusões e frustrações.

5. Emitir relatórios e fazer análises de desempenho

Um bom planejamento de compras deve também se basear em dados e informações da própria empresa e em seu histórico de viagens corporativas. Por isso, é indicado manter um banco com esses dados, que será formado a partir dos relatórios preenchidos por cada funcionário após os eventos.

Por meio de um bom histórico, é possível avaliar custos desnecessários, melhores parceiros e boas práticas para otimizar as viagens da empresa.

6. Usar a tecnologia como aliada

Por fim, a tecnologia pode ser uma grande aliada e facilitar todo esse processo em sua empresa. Existem softwares e soluções voltados para o controle e a gestão dessas atividades, ajudando a encontrar as melhores opções de passagens, hotéis e todas as compras que precisam ser feitas durante as viagens, bem como a emissão de relatórios e análises de desempenho.

Essas são as nossas dicas para melhorar a eficiência do planejamento de compras de viagens corporativas! E você, tem alguma técnica que não mencionamos no post? Divida com a gente nos comentários!