Planejamento precisa ser a palavra chave quando se trata de viagem corporativa, já que esta é a terceira maior despesa das organizações, ficando atrás apenas da folha de pagamento e do setor de tecnologia.

As viagens de negócio muitas vezes são importantes para, por exemplo, fazer — ou mesmo manter — contato com fornecedores, fortalecer parcerias, instalar novas unidades da companhia, ou favorecer o treinamento dos colaboradores. São, portanto, estrategicamente importantes para a empresa e merecem muita atenção e cuidado na sua execução.

Assim, devido ao alto investimento, é preciso adquirir o hábito de se organizar adequadamente para evitar gastos desnecessários e garantir a sustentabilidade do negócio para a qual você trabalha.

Pensando nisso, separamos 8 dicas práticas para um bom planejamento de viagem corporativa. Acompanhe!

1. Identifique a real necessidade da viagem

Atualmente, a tecnologia é uma aliada na comunicação a longas distâncias, e pode reunir várias pessoas por meio de videoconferências em diferentes localidades pelo mundo.

Por isso, é importante você se perguntar se o deslocamento é mesmo necessário, e se o objetivo da viagem justifica os investimentos nela empregados. Respondidas essas questões e confirmada a necessidade do deslocamento, é preciso seguir com as outras etapas.

2. Planeje com antecedência

Como o deslocamento da equipe ou do funcionário é baseado em um orçamento e tem um objetivo para a empresa, é preciso fazer um check list para planejar todas as etapas da viagem corporativa.

Alguns pontos que devem ser levados em consideração são:

• destino;
• datas de ida e de volta;
• quantas pessoas vão participar;
• como vão ocorrer os fluxos de solicitação e aprovação dos deslocamentos;
• quem será o responsável pela viabilização de compra de passagens e hospedagem;
• deslocamento no destino da viagem.

É importante lembrar que esta preparação é fundamental para o êxito e permite que se obtenha maior economia e menos contratempos na contratação dos serviços necessários.

É relevante também evitar marcar os compromissos muito próximos um dos outros. Considere o deslocamento da equipe e some mais tempo ainda, pois pode haver trânsito e outros imprevistos. Além disso, oriente os colaboradores a sempre chegarem cedo. Lembre-se: estar adiantado e ocupar o tempo lendo, trabalhando ou fazendo network é muito melhor do que perder a hora.

3.  Estabeleça datas com antecedência

Quando o assunto é viagem, antecedência é sinônimo de economia. Se os colaboradores da sua empresa se deslocam rotineiramente, o ideal é procurar comprar as passagens aéreas e efetuar as reservas de hospedagem com semanas ou, se possível, até meses antes.

Poucos dias de antecedência somente devem ser aceitos em casos extremamente urgentes e inesperados, já que os voos e reservas de hotéis costumam ser bem mais caros se adquiridos em cima da hora.

Para conseguir se planejar é interessante a criação de um cronograma de viagens. Como ele, você consegue provisionar quais serão os deslocamentos necessários para os próximos meses. Isso permite que a empresa para a qual você trabalha aja de forma mais estratégica no caso de cancelamentos esporádicos, remarcações ou outros imprevistos, o que evita prejuízos de ordem financeira.

4. Consulte a política de viagens da empresa

Uma questão muito importante para a organização de uma viagem corporativa é conhecer a política da empresa para essas questões. Veja como se portar, o que será necessário para fazer a prestação de contas e entenda todas as normas sobre o assunto.

Isso auxilia o viajante a não cometer equívocos e nem ter que custear algumas despesas com dinheiro do próprio bolso.

5.  Prepare-se para prestar as contas

Em toda viagem de negócios você precisa prestar contas, independente de utilizar um cartão corporativo ou o pessoal para, após a viagem, solicitar o reembolso. Tenha com você todas as notas fiscais, pois elas são os seus comprovantes de despesas e, provavelmente, você terá que apresentá-los ao setor financeiro.

Uma atitude interessante é anotar em um caderno tudo o que for gasto durante a viagem. Isso facilita que você se lembre de quais foram os custos no momento da prestação de contas.

6. Procure negociar com os fornecedores

Para aumentar seu poder de negociação, como vimos, é preciso se planejar com antecedência. Mas é possível fazer muito mais! Vale a pena, por exemplo, entrar em contato direto com o hotel e tentar valores diferenciados.

É comum que seus fornecedores queiram idealizá-lo como cliente, e para isso, podem oferecer alguns descontos, que vão de preços mais baixos a melhores condições de pagamento, além da oferta de alguns serviços especiais.

7. Pense previamente na logística

É bem provável que uma parte considerável do seu orçamento esteja investida no deslocamento dos colaboradores. Então, é melhor que seu planejamento esteja alinhado com questões como:

• como os funcionários chegarão às cidades de destino;
• se será usada apenas meios aéreos;
• como a equipe vai se deslocar de suas casas até o aeroporto, do aeroporto até o hotel e do hotel até o local da reunião.

Nos casos de viagens cujo motivo seja treinamento, é relevante você considerar alugar vans ou ônibus. Já se o deslocamento for individual, ou mesmo em pequenos grupos, o táxi costuma ser uma boa opção, assim como serviços de transporte por aplicativos.

8.  Considere contratar uma empresa especializada em viagens

Tenha sempre uma atitude proativa na organização da viagem corporativa, mas não dispense a ajuda de outros profissionais dentro e fora da organização. O ideal é poder contar com uma agência especializada.

Em geral, essas empresas oferecem soluções e serviços que reduzem o tempo dos processos, além de diminuir custos, pois conseguem as melhores negociações com os fornecedores.

As agências de viagem também avaliam as organizações contratantes e sugerem melhorias, fazem relatórios e gerenciam as despesas dos deslocamentos. Em outras palavras, elas fazem todo o serviço pesado para você. Portanto, considere essa opção para viabilizar suas viagens corporativas.

Viu como planejar uma viagem corporativa não é tão difícil? Basta começar a programação com antecedência e seguir o passo a passo acima. Você verá que a organização ficará muito mais simples e econômica!

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