Conheça algumas situações que prejudicam a produtividade e veja como corrigir esses desvios.

Conversas paralelas

No ambiente de trabalho, é comum as conversas entre os colaboradores e em linhas gerais, essa prática deve ser incentivada no sentido de fortalecer a troca de informações e a integração entre as equipes, porém, é preciso atentar para que não haja excessos ou perda do foco, por conta de assuntos não relacionados as atividades regulares. Para tanto, cabe ao gestor o monitoramento deste tipo de comportamento, além de orientar e direcionar os times. Layouts bem planejados costumam minimizar as conversas paralelas.

Problemas técnicos

Os problemas técnicos com computadores, rede ou telefonia também são grandes vilões na busca por produtividade. Assim, é importante contar com uma boa equipe de suporte e fornecedores confiáveis, que garantam a qualidade dos serviços prestados.

Reuniões improdutivas

As reuniões fazem parte do cotidiano de todas as empresas, mas quando mal utilizadas, afetam negativamente o rendimento de todos. Por isso, é preciso organizar as reuniões com antecedência, convidar apenas os profissionais que possam colaborar efetivamente, elaborar uma agenda e respeitar o horário previsto para a discussão de cada tema. Assim, os encontros se tornam mais rápidas e produtivas.

Acesso livre a internet e redes sociais

O acesso livre a internet e as redes sociais, também provoca dispersões e desvio de atenção. Neste caso, a empresa pode definir políticas de uso destes recursos, estipulando algumas restrições e limites. Novamente, cabe ao gestor supervisionar as equipes.

Excesso de e-mails

A imensa quantidade de e-mails recebidos faz com que muitos profissionais chequem as caixas o tempo todo e esse hábito afeta a produtividade diária. A empresa pode mensurar a quantidade de e-mails enviados internamente e também aqueles que chegam de fora, de modo a mapear os principais fluxos e agir para minimizar esse volume. Campanhas educativas são bem-vindas, incluindo aspectos como a utilização do e-mail corporativo para assuntos pessoais e a importância de analisar a relevância daquele assunto, para os destinatários, evitando diversas cópias.

Falhas na comunicação interna

A qualidade da comunicação interna é fundamental para a gestão de produtividade e por isso, é necessário investir em um sistema inteligente, contemplando vários canais internos, como newsletters, jornais e o tradicional mural de avisos. É preciso também atentar para a linguagem e para o conteúdo. Informações devem ser compartilhadas, para que todos compreendam a estratégia corporativa, a situação do mercado, os objetivos e principalmente, os desafios a serem superados.

Ausência de metas

Para assegurar a produtividade, é fundamental estabelecer metas individuais e coletivas, que devem sustentar os objetivos macro da empresa. Desta forma, as equipes podem direcionar seus esforços e energia, produzindo com mais eficiência. Essa iniciativa também reforça os sensos de pertencimento e de coletividade.

Processos não estruturados

Processos não estruturados impedem a conquista de altos índices de produtividade, pois geram dúvidas, atrasos, lentidão e falhas na execução. Então, é preciso desenvolver processos internos padronizados e otimizados, eliminando assim, desperdícios, retrabalhos, gargalos e tarefas que não agregam valor.

Falta de organização

A gestão de produtividade está intimamente relacionada a organização, pois através desta organização, é possível multiplicar o conhecimento, definir e acompanhar indicadores, e ainda conquistar maior transparência nas rotinas diárias. Neste sentido, o uso de soluções tecnológicas pode ser bastante útil, como aplicativos capazes de auxiliar na elaboração de listas de tarefas, cronogramas e agendas, na definição de prioridades, no armazenamento e distribuição informações, bem como na criação de controles e indicadores de performance pessoal.

Quais são as suas dicas para aumentar a produtividade das equipes? Compartilhe conosco suas experiências!