Quais os passos essenciais para planejar meu evento com sucesso

Quais os passos essenciais para planejar meu evento com sucesso?

Na hora de montar um evento de sucesso, os detalhes são primordiais. E para não esquecer de nenhum deles, é preciso que tudo seja bem pensado e que o planejamento seja executado com muita calma. Afinal, o desempenho desse evento pode contar muito na reputação de sua empresa, marca ou resultados da promoção que o evento fizer. E para te ajudar nessa missão, listamos 5 dicas essenciais para que você faça uma excelente gestão dos seus eventos. Confira!

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Tenha bem definido o motivo do evento

Há vários formatos de eventos: seminários, workshops, palestras… E cada um deles com uma característica e um modo particular de se fazer. Tais eventos também impactam de forma diferente e atingem objetivos distintos. Portanto, o primeiro passo a ser dado é definir o porquê de se fazer tal evento. Sabido isso, já é possível definir o tipo que mais interessa seu público para logo depois iniciar o planejamento.

Na hora de planejar eventos, é importante que tudo isso seja feito com antecedência. Montar um cronograma bem detalhado pode te ajudar muito. Nele devem estar contidos períodos bem determinados para se fazer cotações, procurar parcerias, definir a data, dentre outros detalhes de suma importância para um evento bem feito.

Convide gente relevante para participar

Dificilmente um evento é feito de uma pessoa só. Portanto, convide gente que agregue conhecimento ao tema. Para escolher quem vai dar a palestra, por exemplo, converse com quem é dá área e busque indicações. Quando se fala em convidar gente, também vale para a organização, parceiros e apoiadores.

Na hora de montar o staff, procure a ajuda de uma equipe que já tenha vivência no tema ou na temática abordada para evento. Ou seja, procure envolver equipes e departamentos que tenham a ver com a atmosfera do acontecimento.

Defina o orçamento e não fuja dele!

Para uma boa gestão de eventos, mais que definir o orçamento, é necessário segui-lo à risca. É ele que vai definir o que dá ou não para ser feito, além de determinar qual será a verdadeira lista de necessidades a serem supridas. Saiba o que é de relevância para o evento e o que pode ser poupado.

Necessidade é tudo aquilo que não pode deixar de ser feito, e o desejo é geralmente algo a mais que deve se tornar realidade somente no caso de sobrar verba. É importante também salvar uma quantia para situações inesperadas que comumente aparecem ao longo dos planos.

Escolha um local

O palco do seu evento é algo extremamente importante para que ele tenha sucesso. Se a verba for alta, não hesite em investir nesse quesito. Na hora de escolher, a infraestrutura oferecida, a localização, a comodidade para os convidados e participantes, foque em fatores que irá comportar tudo adequadamente e satisfazer todos os envolvidos, desde a preparação até os participantes. Também certifique-se sobre multas e outros valores que possam ser cobrados caso seu evento se estenda ou que, por algum motivo, precise ser cancelado.

Divulgue

Divulgar é essencial para o sucesso do evento. Se for algo direcionado a um público externo, invista nas mídias sociais, pois elas têm um grande alcance e você pode segmentar o público que pretende alcançar. Também peça ajuda aos parceiros e apoiadores para que eles divulguem em seus meios sociais e veículos virtuais. Quanto a eventos internos, abuse dos meios de comunicação que sua empresa oferece, como intranet, jornal, mural e e-mails.

Caso você ainda tenha alguma dúvida ou questionamento, deixe o seu comentário e participe da conversa.

 

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