Quem organiza um evento corporativo sempre deseja que tudo saia perfeito e que os convidados tenham uma experiência produtiva e positiva. Mas alguns imprevistos em eventos sempre podem acontecer.

O bom gestor precisa se antecipar a esses contratempos para conseguir contorná-los sem prejuízo da ocasião. Neste post, apresentamos os imprevistos mais comuns e damos sugestões de como resolvê-los. Continue a leitura e fique prevenido!

Por que se preparar para imprevistos em eventos?

O próprio nome já indica: imprevistos são acontecimentos sobre os quais não temos controle e não conseguimos prever. No entanto, quem tem experiência com a organização de eventos corporativos começa a perceber que alguns problemas são recorrentes.

Essa percepção permite ao organizador traçar estratégias de contingência para cada ocasião. Ter algumas cartas na manga garantem que, mesmo diante de imprevistos em eventos, eles não serão prejudicados.

Tendo planos para possíveis imprevistos, as soluções para os problemas são dadas de forma mais rápida, interferindo menos na experiência dos participantes. Além disso, você pode aproveitar as ideias de um caso para resolver outros parecidos.

A postura proativa com relação aos imprevistos tem mais uma vantagem: saber o que fazer diante de cada situação diminui os níveis de estresse para quem está envolvido na organização do evento.

Quais são os principais imprevistos em eventos corporativos?

Algumas ocorrências são mais frequentes quando se organizam eventos. Identificá-las torna mais fácil prever ações e encontrar soluções mais rápidas. A seguir, listamos os principais imprevistos dos eventos corporativos. Acompanhe.

Atraso do palestrante ou de fornecedores

Problemas no trânsito podem fazer com que alguns de seus fornecedores atrasem a entrega dos produtos e serviços combinados. Isso pode acontecer com o buffet, por exemplo. Uma forma de evitar que isso aconteça é contratando, caso exista, o serviço próprio do local de realização do evento.

Mas o atraso pode ser do próprio palestrante. Nesses casos, veja se é possível mudar a ordem das apresentações para que o andamento da programação não fique comprometido.

Equipamento não funciona

Falhas em aparelhos de som e de vídeo, por exemplo, podem prejudicar muito o andamento da sua programação. Para evitar isso, marque com os técnicos da instalação uma conferência de todos os equipamentos no dia anterior. Além disso, vale a pena também contratar um técnico para ficar de plantão durante a realização do evento, para que ele resolva qualquer problema que possa surgir.

Local não tem vagas suficientes na garagem

O atraso de muitos participantes por não conseguirem encontrar vagas para estacionarem seus carros pode comprometer o andamento do evento. Nesses casos, veja se há algum estacionamento privado próximo e tente fazer uma parceria, mesmo que de última hora.

Mas o ideal é verificar as condições de estacionamento previamente e fornecer opções aos participantes, como o transporte público, além do fretamento de vans ou transportes de executivos que possam levá-los ao local.

Wi-Fi não conecta

Hoje em dia, é praticamente inconcebível realizar um evento em um local que não tenha uma boa conexão Wi-Fi. Os palestrantes, muitas vezes, têm seus arquivos salvos na nuvem e precisarão da rede para acessá-los. Além disso, é comum que os participantes precisem checar seus e-mails ou postar sobre o acontecimento nas redes sociais, como parte de sua estratégia de marketing de conteúdo.

Para evitar que todas essas atividades sejam atrapalhadas por falhas no Wi-Fi do local da realização do evento, certifique-se de que o estabelecimento dispõe do serviço e contrate um plano que contemple o número de participantes. Além disso, vale a pena ter alguns modens de internet móvel que possam ser usados caso a rede esteja com algum defeito.

Como lidar com esses problemas?

Quando os imprevistos acontecem, o mais importante é adotar um mindset que priorize a solução, em vez de apontar culpados. A seguir, trouxemos algumas sugestões de como abordar essas situações.

Mantenha a calma

Nervosismo e desespero não levam a nada bom, sobretudo quando a situação é tensa. Por isso, a primeira providência para resolver possíveis imprevistos é manter a calma.

Se precisar, pare tudo que estiver fazendo, tire dois minutos e vá até o banheiro fazer alguns exercícios de respiração. Nas lojas de apps dos principais sistemas operacionais, é possível encontrar aplicativos de meditação guiada com áudios de um a dois minutos. Esse tempo vai garantir que você esteja mais focado e centrado para resolver os problemas.

Ao manter a calma, você não apenas conseguirá encontrar soluções melhores e mais rápidas para a situação, como também dará segurança à sua equipe de que tudo será resolvido. Além disso, passará aos convidados e participantes a imagem de que as coisas estão sob controle e que não há motivos para ficarem chateados.

Use os canais de comunicação disponíveis

Mesmo com as mensagens sendo responsáveis por boa parte da nossa comunicação no dia a dia, na hora de resolver imprevistos em eventos, não hesite: pegue o telefone e faça ligações.

Os destinatários podem demorar para ler as mensagens, sendo você precisará de respostas rápidas. Outra ferramenta bastante útil nos eventos são os aparelhos de rádio, que permitem ao staff se manter sempre informado sobre as atualizações.

Tenha um plano B

Se você leu até aqui, já entendeu que é fundamental pensar em alguns imprevistos antes da realização do evento e prever alternativas caso algo dê errado. Tenha na agenda fornecedores que possam dar um suporte se algum dos contratados falhar e saiba a quem recorrer no caso de uma emergência.

Tenha os contratos à mão

Estudar bem os contratos antes de acordar os serviços é fundamental. Mas, além disso, você também deve ter cópias desses documentos em mãos no dia do evento. Dessa forma, poderá confirmar seus direitos e obrigações de algum fornecedor que não esteja entregando o prometido e cobrar melhores práticas profissionais.

Aproveite a sua experiência

Não ignore as suas experiências prévias na organização de eventos — corporativos ou não. Algumas vezes, a solução que precisamos já fazem parte do nosso repertório e estão mais próximas do que pensamos.

Na hora do apuro, não é preciso reinventar a roda: tudo que você precisa é de uma solução rápida e que atenda a sua necessidade imediata. Use seus conhecimentos para encontrar caminhos e resolver a situação da melhor forma possível.

Assim como em todas as esferas da vida, os imprevistos em eventos corporativos, muitas vezes, são inevitáveis. Nessas horas, o mais importante é saber o que fazer e a quem recorrer. Com calma e foco na solução dos problemas, seu evento ainda será um sucesso, bem falado por todos os participantes.

Agora, que tal ler dicas de atendimento em eventos para receber bem os seus convidados e causar uma ótima primeira impressão? Nos vemos no próximo post!