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4 dicas para fazer reserva de hotel em viagens corporativas

As viagens corporativas sempre foram uma excelente estratégia para todo e qualquer tipo de empresa, independentemente do tamanho e segmento.  Promover isso dentro da organização possibilita novas oportunidades de negócios, melhorias na integração de equipes e a capacitação de seus colaboradores. Porém, todo esse trabalho requer muita dedicação e planejamento. A forma como você realiza a reserva de hotel, por exemplo, pode ser um dos fatores mais importantes para não estourar o orçamento.

É esse detalhe que abordaremos no post. Se sua empresa costuma ou pretende investir nessa estratégia, é fundamental que esse assunto seja parte de sua política de viagens. Quer saber mais detalhes, continue a leitura e anote as dicas.

Como fazer reserva de hotel em viagens de negócios?

Abaixo, separamos algumas dicas do que precisam ser levadas em consideração, sempre que iniciar sua pesquisa pelo hotel ideal. Todos esses fatores permitem que você acerte na escolha e garanta maior conforto, praticidade e, principalmente, economia em sua viagem corporativa. Vamos começar!

1. Defina alguns dos critérios mais importantes

Antes de fazer a reserva de hotel baseada unicamente no preço estabelecido, é essencial que você avalie, com calma, quais são critérios realmente importantes da viagem. Vamos supor que o objetivo seja promover um treinamento de uma equipe de vendas. Se o evento ocorrer em um centro de convenções externo, a localização do hotel passa a ser um critério importante. Mas, se o próprio hotel oferecer um espaço interno para a realização do evento, esse critério deixa de ser uma prioridade.

Todos os outros fatores também devem ser avaliados antes, como o tipo de quarto realmente necessário para cada caso, se os serviços do hotel são suficientes ou nem serão usados, entre outros pontos. Assim, no final, fica mais fácil definir um padrão do que realmente você precisa do hotel para fazer a escolha mais adequada.

2. Preze por um hotel independente

Muita gente ainda acredita que as grandes redes hoteleiras são a solução para toda hospedagem, mas é recomendado rever e avaliar bem essa ideia. Com toda a certeza, há prós e contras nessa observação, da mesma forma, que um hotel independente pode, tranquilamente, suprir todas as necessidades de uma viagem corporativa e com muitas outras vantagens. Quer alguns exemplos práticos? Então, vamos lá!

Em um hotel independente, o atendimento é, indiscutivelmente, mais próximo e pessoal do que em uma grande rede cheia de protocolos e regras a serem seguidas. Imagine que você tenha de duas a três horas livres, após o seu checkout para aguardar o ônibus da empresa. Uma bela oportunidade para desfrutar um pouco da estrutura do hotel, não é mesmo? Porém a diferença é se você poderá ou não usufruir desses espaços, já que o horário da hospedagem encerrou, ou se terá que pagar ou não por isso.

Claro que isso não é uma regra geral, mas a ideia é mostrar que, em um hotel independente, esses pequenos detalhes são muito mais fáceis de serem negociados e resolvidos, pois sempre haverá diálogo e as decisões são tomadas de acordo com cada caso, e não necessariamente seguem um protocolo único de uma grande rede.

Além disso, outro fato importantíssimo é a questão dos valores cobrados das diárias. Nas grandes redes hoteleiras, por exemplo, você pagará por uma estrutura que, provavelmente, não fará diferença para sua estadia. Naturalmente, um hotel menor tem menos custos e equipes mais reduzidas. Isso impacta, diretamente, no preço das diárias e, normalmente, os serviços realmente serão necessários para sua viagem. Isso sem contar na possibilidade de pacotes especiais que fazem muita diferença.

3. Avalie toda a estrutura oferecida

Outro aspecto fundamental a ser avaliado é a estrutura da qual o estabelecimento dispõe. Antes de fazer a reserva do hotel, verifique os tipos de quartos e se os mesmos são adequados ao que a sua empresa e os seus colaboradores precisam. Lembre-se que é essencial prezar pela comodidade e conforto dos participantes de seu evento.

Além de bons quartos, os demais serviços precisam ser levados em consideração, como o café da manhã oferecido, se há room service, estacionamento e, até mesmo, possibilidade de lavar algumas peças de roupas. Quanto aos demais espaços, uma área de lazer também sempre é bem-vinda, com piscina e sala de jogos, por exemplo. Afinal, mesmo em viagens de negócio, é preciso sempre planejar um momento de descontração e relaxamento, não é mesmo?

Por fim, ter um restaurante próprio é sempre um enorme diferencial para hotéis, tendo em vista a praticidade que isso traz durante uma viagem de negócios. Imagine uma palestra com intervalo para almoço e todos os participantes precisassem sair do local? Nada prático, concorda?

4. Priorize os hotéis com espaços de eventos próprios

Contar com um espaço interno para a realização do evento também é imprescindível e traz inúmeros benefícios para esse tipo de viagens. Por exemplo, com tudo sendo produzido no próprio hotel, você não se preocupa com custos logísticos, transportes, estrutura e arrumação do local, entre outros.

É sempre uma excelente estratégia reservar hotéis com esse tipo de estrutura própria, pois possibilita concentrar todo o trabalho de produção e organização em um único local. além de proporcionar muito mais comodidade para quem participa do evento.

Confira sempre os serviços oferecidos, como coquetéis, possibilidade de almoço e jantar, coffee breaks, espaços para apresentações, equipamentos de áudio e visual e disponibilidade de cadeiras e mesas. Com todas essas facilidades garantidas, o trabalho de produção é bem menor e as chances de algo dar errado são mínimas.

Enfim, essas foram as nossas dicas sobre o que você deve levar em consideração na hora de fazer reserva de hotel para uma viagem corporativa. Sem dúvidas, todos esses aspectos fazem total diferença na sua escolha e ajudam a garantir mais conforto, segurança e praticidade para seus convidados, além de poder reduzir, consideravelmente, os custos — e riscos — de sua produção. Boa viagem e bons negócios!

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