Eventos são uma ótima maneira de promover a empresa e reforçar suas estratégias, seja de forma externa, seja internamente. No entanto, para que esse recurso seja bem aproveitado, é essencial priorizar a elaboração de um bom calendário de eventos corporativos.

Essa é uma tarefa que exige atenção e um planejamento detalhado, que começa desde muito antes da data do evento. Para que, a partir de agora, sua empresa tenha sucesso nos próximos eventos, preparamos este conteúdo.

Neste post, você descobrirá a real importância do planejamento de eventos corporativos, como organizar um calendário, de que forma essa organização ajuda a empresa e, finalmente, por que você deve procurar um hotel com infraestrutura adequada para as datas escolhidas. Ficou curioso? Então, continue conosco e tenha uma ótima leitura!

Qual é a importância do planejamento de eventos corporativos?

A etapa de planejamento é uma das mais importantes, afinal, é ela que determina as estratégias que serão utilizadas para que o evento seja um sucesso. Desse modo, ele acaba sendo uma espécie de mapa de orientação, garantindo que tudo dê certo, mesmo quando ocorrem imprevistos.

Portanto, pode-se dizer que o planejamento é um meio de assegurar que detalhes importantes não sejam deixados para trás. Para isso, é fundamental seguir algumas subetapas. Veja:

1. definição de objetivos — determinar quais são os objetivos do evento e como eles se relacionam com a estratégia da empresa, afinal, isso determinará todas as outras fases;
2. escolha da data e do local — essa data fará parte da composição do calendário de eventos corporativos, por isso, é preciso se certificar que ela seja estrategicamente atrativa para reunir as pessoas certas no dia do evento;
3. compreensão do público-alvo — definir e estudar o público é uma parte importante do processo, já que ajuda a entender suas necessidades e a descobrir como saná-las; para isso, é preciso conhecer o perfil das pessoas que participarão do evento;
4. elaboração das estratégias de marketing — para que o evento seja um sucesso, é essencial ter uma estratégia forte de atração do público, assim, a empresa terá que contar com uma equipe presente em meios digitais para facilitar o processo;
5. disponibilização do orçamento — o orçamento disponível para realizar o evento é algo bastante relevante, pois ele determinará como os organizadores deverão gastar o dinheiro para atender as demandas;
6. estabelecimento de patrocínios e parcerias — essas relações ajudarão a promover um evento ainda melhor, portanto, é importante pensar em parceiros com os quais a empresa possa contar para agregar, ainda mais, valor à sua entrega;
7. elaboração de contratos — descrever tudo o que está sendo contratado com relação a fornecedores, palestrantes e equipes é essencial para a segurança da empresa; desse modo, é indispensável que haja um contrato com a especificação de cada tópico.

Um bom planejamento ajuda a organizar detalhadamente o cronograma que auxilia a execução dos eventos, as alternativas para eventuais imprevistos que possam ocorrer e a execução de tudo o que precisa ser feito.

Como organizar um calendário de eventos corporativos?

Organizar um calendário de eventos corporativos não se trata apenas de decidir algumas datas e distribuí-las entre os meses do ano. Se a empresa quiser ter sucesso em sua promoção, é preciso investir um pouco mais de tempo para determinar os melhores dias.

Confira algumas dicas importantes para definir o melhor calendário para a sua empresa.

1. Escolha o tema dos eventos

O calendário de eventos corporativos deve ter uma abordagem sistêmica. “Soltar” os eventos de forma desordenada, em certo período, pode acabar minando os resultados e tornando o evento um péssimo investimento.

A escolha do tema dos eventos é importante para determinar uma ordem lógica na sua execução. Se a empresa deseja fazer uma apresentação do seu portfólio, por exemplo, é interessante que esse seja um dos primeiros eventos do ano. Em seguida, ela pode programar um workshop, com tendências relacionadas aos seus produtos.

Assim, primeiramente os interessados têm a oportunidade de conhecer a empresa e em seguida aprendem sobre sua área de atuação, tendo seu interesse despertado e percebendo o negócio como uma autoridade no mercado. Desse modo, a estratégia fica mais concisa e o aproveitamento do público é muito melhor.

2. Defina se serão gratuitos ou pagos

É preciso ter clareza, desde o início, quais eventos serão gratuitos e quais pagos. Isso auxilia na definição do orçamento e na proporção do evento. Eventos gratuitos tendem a reunir públicos maiores, demandando mais espaço, atrações, comidas, bebidas. Do mesmo modo, se o evento for pago, as pessoas podem esperar algum requinte.

Sendo assim, faz parte da estratégia da organização dos eventos determinar esse quesito. Uma boa estratégia pode ser alternar entre os tipos de eventos, usando os gratuitos para atrair um público maior e, depois, promover outros pagos para segmentar os potenciais clientes.

3. Determine as datas, os locais e os horários

Como foi dito, as datas devem ser escolhidas de acordo com certa lógica. Conhecendo o público-alvo do evento, é possível melhor organizar para evitar ou escolher dias que coincidam com feriados locais, por exemplo, ou que se aproximem de datas comemorativas em caso de públicos bem segmentados (como dia das mães ou dos pais).

A partir da escolha das datas, surge o momento de contatar os melhores hotéis, procurar por aqueles que ofereçam infraestrutura completa e reservar com antecedência para garantir o local ideal. A escolha do lugar é algo extremamente importante, já que ele tem forte influência na impressão que o evento causará nas pessoas.

4. Contate as atrações

Assim como a escolha do hotel ideal, as atrações devem ser contatadas, com bastante antecedência, para garantir a disponibilidade da data requerida. Por isso, caso haja palestrantes, professores ou figuras indispensáveis para a noite (ou para o dia), é melhor avisá-las ou contratá-las com bastante antecedência.

Essa escolha deve estar alinhada com o perfil do público-alvo, pois, só assim agregarão valor ao evento. Além disso, é essencial buscar por profissionais ou figuras que sejam referências na área.

5. Divulgue o evento

Com todo o calendário de eventos corporativos elaborado, é preciso pensar na sua divulgação. Essa etapa é de suma importância para que o público-alvo tenha conhecimento sobre o seu acontecimento.

Para isso, a escolha dos canais deve ser estratégica: amplos, em caso de eventos abertos, e mais direcionados, quando o evento for pago. Os parceiros são os diferenciais nesse momento, afinal, eles ajudarão muito na divulgação dos eventos.

Como um calendário de eventos corporativos ajuda a empresa?

Existem diversos tipos de eventos corporativos, entre eles, os congressos, conferências, palestras, workshops, brainstormings, treinamentos, reuniões e por aí vai. Cada um deles possui um objetivo diferente. Por isso, pode ser necessário realizar vários deles durante um ano.

Desse modo, um calendário de eventos corporativos ajuda a organizar esses eventos de forma específica, evitando que eles coincidam ou acabem atrapalhando uns com os outros. Seus benefícios são diversos, podendo citar os mais expressivos:

• planejamento eficaz de treinamentos e reuniões;
• escolha estratégica da ordem e data dos eventos;
• promoção de eventos de sucesso, com detalhes bem elaborados;
• melhoria na gestão dos custos envolvidos;
• garantia de bons profissionais e atrações indispensáveis;
• escolha de lugares com a estrutura ideal para cada evento.

Por que reservar espaço em um hotel com boa infraestrutura?

A escolha do local de realização do evento tem um grande peso no resultado final. A primeira razão é a organização adequada do calendário de eventos corporativos e das datas estipuladas, que, após reservadas, estão garantidas.

Depois disso, sabemos que fatores como a aparência, amplitude do espaço, fácil acesso, banheiros confortáveis e equipamentos de qualidade podem realmente impactar na impressão das pessoas sobre o evento e, consequentemente, sobre a empresa.

Por isso, a organização do calendário de eventos corporativos ajuda a reservar hotéis com boa infraestrutura, o que pode fazer toda a diferença no seu evento. Se você quer saber como contratar os melhores espaços, entre em contato conosco e saiba mais!