As viagens corporativas são um dos fatores cruciais para o sucesso de uma empresa no mercado. Afinal, são fundamentais para que as instituições façam novos acordos comerciais, fechem parcerias, vendas e contratem fornecedores estratégicos, além de permitirem que os funcionários participem de reuniões, treinamentos e eventos que possibilitam maior crescimento do negócio.

Obviamente, tudo isso tem um preço para a empresa, podendo, muitas vezes, ser uma das maiores despesas do negócio. Por isso, é preciso criar regras e procedimentos que devem ser seguidos pelos colaboradores quando viajando a serviço. Uma política de viagens corporativas, além de criar um padrão a ser seguido, ajuda a diminuir os custos e até mesmo otimizar os resultados.

Para auxiliar as empresas a manter maior controle sobre as viagens dos funcionários e reduzir os custos, separamos tudo o que deve ser considerado ao elaborar uma política de viagens corporativas. Confira!

Necessidades da empresa

A política de viagens corporativas de qualquer negócio deve ser realizada levando em consideração a realidade enfrentada e as necessidades desses deslocamentos. Somente assim será possível definir valores e os procedimentos que devem ser seguidos.

Para que seja definido o prazo de solicitação da viagem e o valor a ser considerado para hotel e gastos com alimentação e traslado, é preciso conhecer o perfil da viagem e os objetivos que ela possui.

Por exemplo, uma viagem de última hora para resolver um problema ou reparar um equipamento que está fora de operação não pode ser solicitada com a mesma antecedência e possuir os mesmos gastos de uma viagem para treinamento em uma empresa parceira. Por isso que é fundamental considerar as necessidades da empresa, natureza e objetivos da viagem ao desenvolver a política.

Diretrizes para os deslocamentos

Antes de iniciar a elaboração da política de viagens corporativas propriamente dita, é preciso que a empresa defina a quem ela se destina, ou seja, quais são os funcionários elegíveis para as viagens e que devem seguir a política apresentada. Outro ponto a ser considerado nas diretrizes são os fluxos de solicitação e aprovação que devem ser seguidos.

Todas essas informações e detalhes devem ser devidamente descritos na política de viagens. Ela deve ser disponibilizada aos funcionários, garantindo que as diretrizes e normas sejam conhecidas por todos e que sempre que os colaboradores forem viajar a serviço sigam devidamente todos os fluxos e procedimentos.

Planejamento do fluxo de processo

Depois de definidas as diretrizes e apresentado a necessidade um fluxo de aprovação, chegou o momento de definir todo o “caminho da solicitação” até que ela seja aprovada e o funcionário possa viajar.

O planejamento do fluxo de processo deve apresentar quais superiores precisam aprovar a viagem e o passo a passo a ser seguido para solicitação de translado, hospedagem e até mesmo de adiantamento para a viagem.

Prestação de contas

Por último, toda política de viagens deve descrever minuciosamente como os funcionários devem prestar contas dos gastos. É fundamental que seja apresentado como eles devem reportar todas as despesas durante a viagem, quais recibos e informações são necessários e qual o período que a prestação de contas deve ser feita.

Além disso, a política de viagens corporativa de uma empresa precisa mostrar também quais são as pessoas que devem aprovar a prestação de contas.

Agora que você já sabe como elaborar a política de viagens corporativas da sua empresa, leia e entenda como calcular as horas trabalhadas em uma viagem a trabalho!