Passagem de avião, acomodação, transporte interno e alimentação: as viagens corporativas exigem um custo considerável. Em contrapartida, elas apresentam resultados promissores para a empresa. Afinal, além de estreitar os laços profissionais, ela possibilita o fechamento de inúmeros contratos, alavancando a rentabilidade.

Em via de regra, a viagem a trabalho permite o aprimoramento do relacionamento com os clientes e também abre novas possibilidades de negócio. Nesse sentido, não há dúvidas da importância de investir nessa iniciativa. O cenário seria ainda melhor se fosse possível minimizar os valores gastos com toda a equipe ou representantes durante a viagem, concorda?

Pensando isso, elaboramos um conteúdo especial, fornecendo dicas de como reduzir os custos em viagem a trabalho, mantendo — é claro — a proposta principal: fomentar o negócio. Quer saber como isso é possível? Continue a leitura!

1. Estabeleça políticas para viagem

O primeiro passo para conseguir reduzir os custos e maximizar os resultados é definir claramente as políticas de viagem. Nelas, deve constar normas que estabeleçam os padrões para as viagens corporativas.

Valor máximo da diária, tempo de permanência na cidade, escolha do hotel, tempo de antecedência para adquirir as passagens aéreas são apenas alguns dos pontos que devem ser abordados pelo documento. O importante, aqui, é orientar bem os seus colaboradores sobre o que é e não é permitido. Informe com precisão o que será financiado pela empresa.

Lembre-se de que a política de viagem nada mais é do que regras que visam uniformizar o deslocamento e a hospedagem da equipe, garantindo que os gastos estejam dentro do orçamento estipulado.

2. Realize um planejamento

Você com certeza já deve ter percebido que quando se deixa para comprar em cima da hora, tudo fica mais caro, concorda? Isso vale também para passagens e hospedagem. É nesse sentido que surge a importância de criar um planejamento com antecedência.

Vale frisar que ao estabelecer planos efetivos das viagens corporativas é possível evitar surpresas negativas, além de facilitar a pesquisa sobre o roteiro mais vantajoso. Desenvolver um planejamento antecipado, nesse sentido, significa otimizar tempo e reduzir custos, tornando o processo mais produtivo.

3. Aposte em uma parceria com o hotel

Existem empreendimentos hoteleiros com planos especiais para clientes que se hospedam com frequência. Ao participar do programa de fidelidade, você conseguirá ampliar os descontos nas viagens corporativos e até mesmo ganhar mimos especiais.

Mas não pare por aí. Verifique também a possibilidade de conseguir preços mais em contas até mesmo com as locadoras de carro, sobretudo se a organização envia um número significativo de representantes para a mesma localidade.

4. Programe o roteiro

Não faz sentido estender a viagem por uma semana se é possível realizar todo o trabalho em apenas 3 dias, certo? Mas para que isso dê certo, é preciso programar bem o roteiro, fazendo com que o serviço seja mais produtivo.

Não esqueça de traçar uma rota eficaz, detalhando cada compromisso. Além do mais, estipule o tempo médio que será necessário para cada tarefa. Ao ter em mãos essas informações, a equipe terá um resultado mais satisfatório, conseguindo economizar tanto os recursos quanto o tempo.

5. Analise a possibilidade de imprevistos

Imprevistos podem acontecer a qualquer momento, não é mesmo? Cabe, então, aos gestores criar um plano B. Suponhamos, aqui, que a reunião foi cancelada apenas com um dia de antecedência, só que a empresa já havia comprado as passagens para a equipe. E agora?

Se você já levou em consideração os imprevistos que poderiam ocorrer, provavelmente comprou passagens que podem ser reembolsadas ou reagendadas. Então, basta remarcar o bilhete. O mesmo vale para a hospedagem. Por isso é importante ser precavido e pensar à frente.

É melhor pagar um pouco a mais, mas ter a possibilidade de cancelar o hotel e remarcar os voos sem taxas.

6. Contrate uma agência corporativa

Não há motivos para perder a cabeça com a preparação de uma viagem corporativa se existe empresas especializadas. Com uma assessoria profissional para gerir as viagens dos colaborados, você não só consegue poupar recursos como também economizar tempo e garantir agilidade. Isso sem falar que o profissional vai levar em consideração as particularidades do negócio e também da equipe para traçar um planejamento ideal.

Cotação de passagens aéreas, hospedagem, transporte e seguros são alguns dos serviços inerentes à empresa contratada. Ela, nesse contexto, vai proporcionar todo o suporte necessário para que os colaboradores realizem com segurança a viagem e também o serviço.

Importante ressaltar que as agências normalmente contam com uma rede extensa de fornecedores, fator que garante mais margem e flexibilidade na negociação de valores, assim como nas condições de pagamento. Fica mais fácil, então, conseguir descontos vantajosos e benefícios diferenciados.

7. Desenvolva relatórios das viagens

Empresas que realizam um grande número de viagens devem desenvolver relatórios. O motivo? Ao analisar os dados de forma inteligente, o gestor terá uma visão mais ampla da empresa como um todo, identificando, assim, os erros. Esse cenário possibilita que os gestores tomem decisões acertadas e promovam melhorias contínuas.

Caso tenha dificuldade em criar tais relatórios, saiba que as agências também disponibilizam esse serviço. Além de fornecer os dados, elas contam com programas e softwares que levantam todas as informações pertinentes às viagens, criando relatórios completos. A partir de então, fica mais fácil pensar em estratégias efetivas no que diz respeito à política de viagens.

Não há dúvidas que as viagens a trabalhos são necessárias. Até porque elas ajudam a ampliar a área de atuação da empresa e a alavancar o negócio. Mas isso não significa que a empresa deve ter gastos dispendiosos. Pelo contrário: o ideal é conseguir realizar a viagem com valores mais atrativos, sem — é claro — atrapalhar na produtividade.

É nesse contexto que o Fildi Hotel se destaca. Com localização estratégica, instalado na região de Sumaré, São Paulo, o empreendimento é ideal para a realização de eventos corporativos e conta com excelente custo-benefício.

Gostou da ideia e quer conhecer um pouco mais sobre hotel? Entre em contato conosco e veja os benefícios de se hospedar em nosso empreendimento durante a sua viagem a trabalho!