A viagem se enquadra como hora extra ou normal?

Uma das principais dúvidas é a forma como as horas trabalhadas durante uma viagem são classificadas. Essa é uma questão bastante delicada. Até mesmo a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) deixa lacunas.

Na hora de avaliar o valor do tempo doado pelo funcionário, você deve levar alguns fatores em consideração, principalmente, o contrato de trabalho. Se as viagens já estavam previstas desde o início e fazem parte da função, não há motivos para o cálculo de horas extras.

No caso de viagens esporádicas e não descritas no contrato, o empregado tem motivos para requerer as horas extras, mas não necessariamente esse direito será reconhecido. Muitos processos correm na justiça e ainda não há uma definição sobre isso. O que está claro na legislação é que pernoites não são contabilizados.

Além disso, se a viagem é feita após o expediente, as horas devem ser pagas com acréscimo de 50%. Em feriados e outros dias de repouso, um acréscimo de 100%. Outra dica é observar as normas coletivas dos sindicatos da categoria de cada profissional.

Como funciona o pagamento da ajuda de custo?

A primeira coisa que precisa ficar clara é que a ajuda de custo não é de natureza salarial. Ou seja, não deve ser contabilizada da mesma maneira que o pagamento mensal do empregado. É um valor que tem como objetivo proporcionar as condições necessárias para que o trabalho especial seja realizado e não pelo exercício das funções.

Isso quer dizer que a ajuda de custo não é contabilizada nos recolhimentos e outros direitos trabalhistas, como FGTS, INSS, férias, gratificações e 13º salário. O mais comum é que esse tipo de pagamento seja feito quando o funcionário é transferido para outra cidade, seja de forma temporária ou definitivamente.

Por isso, a ajuda de custo é paga apenas uma vez. Não existe a ajuda de custo mensal, por exemplo. Caso isso ocorra, o valor deve ser contabilizado no salário do empregado. Se não for assim, o contratante pode ser processado por não pagar os direitos trabalhistas referentes a esse valor adicional.

E como fica o ressarcimento de passagens e diárias de hotéis?

Ao contrário da ajuda de custo, as diárias para viagens são pagas habitualmente ao empregado, com a intenção de cobrir as despesas essenciais do deslocamento, como transporte, alimentação e hospedagem.

Mas o valor das diárias também não pode ser contabilizado como salário, a não ser quando essas despesas com viagens ultrapassam 50% da remuneração do colaborador. Quando isso acontece, esse valor passa a integrar os honorários e, consequentemente, reflete nos recolhimentos e nas horas extras, adicional noturno, entre outros.

Quando o funcionário viaja, existe, também, a possibilidade de reembolso das despesas. No entanto, o assunto costuma gerar muitas dúvidas na prática. Assim como nas diárias para viagens, esse valor não pode ultrapassar 50% do salário do empregado para ser considerado reembolso.

A exceção é quando o colaborador apresenta notas fiscais para comprovar as despesas. Nesse caso, mesmo se ultrapassar 50% do salário, o valor gasto continua sendo considerado pagamento das diárias.

Outra possibilidade é a empresa adiantar o valor e, quando retornar, o funcionário deve prestar contas e devolver o saldo, se for o caso, ou receber o reembolso do valor excedido.

Para resolver essa questão, o mais indicado é criar uma política interna que oriente a equipe de forma correta. Com um direcionamento estratégico, todos ficam preparados para a situação diante da postura esperada pela empresa.

Por exemplo, quando o valor gasto é reembolsado apenas no final do trabalho, o empregado pode usar serviços adicionais do hotel? Esse tipo de questão precisa ser esclarecida com antecedência para evitar conflitos.

O grande diferencial está em deixar claro que os custos devolvidos serão apenas os relacionados ao objetivo do trabalho. Vale ressaltar que o detalhamento das despesas deve ser condizente com as necessidades de cada atividade. Ao criar um manual explicativo, considere que as indicações da política de viagens devem se adaptar ao estilo do negócio.

De nada adianta se espelhar no modelo de um empreendimento com roteiros internacionais se a sua demanda é apenas para as cidades vizinhas. Esclareça também a existência de um limite de gastos com as despesas diárias, como alimentação ou transporte.

Converse com toda a equipe para alinhar os pontos que despertam questionamentos e mantenha o guia acessível. Tenha em mente que a linguagem definida deve combinar com o perfil dos colaboradores e facilitar o entendimento. A ideia é reduzir o máximo possível a presença de tópicos que despertem dupla interpretação.

O que acontece em casos de acidentes?

Antes de escalar um colaborador para uma viagem corporativa é preciso avaliar as consequências em casos de acidentes. Diante de qualquer tipo de problema que deixe o funcionário incapacitado, a empresa deve emitir imediatamente um CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho).

Independentemente da gravidade da situação, existe o risco de receber uma multa do Ministério do Trabalho. Sendo assim, para evitar dores de cabeça no futuro, oriente os colaboradores a não desviarem da rota solicitada pelo contratante. O mais importante é evitar ruídos de comunicação que possam resultar em processos trabalhistas.

Por isso, indique alguns procedimentos de segurança durante a viagem corporativa. A preocupação vai além das regras essenciais e aborda também o bem-estar do funcionário. Peça sempre informações atualizadas do local de hospedagem, como número de telefone, endereço e e-mail.

Outro ponto importante é o acesso a um número de celular direto caso aconteça alguma emergência. Tenha sempre registrado os itinerários, os horários dos compromissos agendados e dos eventos adicionais. Imagine só se um compromisso é desmarcado em cima da hora e a empresa não consegue localizar o prestador de serviço? A situação se torna, no mínimo, constrangedora, não é mesmo?

São informações básicas, mas que fazem toda a diferença em momentos de crise. Dentro desse contexto, uma das obrigações da empresa é avaliar as facilidades dos trajetos do funcionário. Pesquise bem sobre a distância do hotel  ao local dos compromissos, o tempo de deslocamento até o aeroporto e o nível de segurança da região.

Pronto! Agora você já sabe como calcular as horas de uma viagem a trabalho sem desrespeitar as regras legislativas. Não se esqueça de que o mais importante é escolher hotéis especializados em eventos corporativos com foco em funcionários de empresas. Assim, o cronograma fica alinhado com o objetivo do deslocamento sem deixar de lado o esclarecimento das questões burocráticas.

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